Tjänsten Löneintegration är en tillvalstjänst för Aiai-kunder.
I denna lönedataexport mappas de schematyper som företaget valt i Aiai mot de lönearter som finns i löneprogrammet.
Förenklat innebär det att anordnarens specifika tidrapportsdata kan plockas ut i en fil som är utformad för att kunna läsas in i aktuellt lönesystem. Informationen ligger sedan till grund för den anställdes lön.
Aiai är master för tid och lönesystemet är master för pengar.
Löneintegration är ett eget uppdrag som med fördel påbörjas när man varit Aiai-användare någon eller några månader. Uppdraget innebär att ansvarig från Aiai tillsammans med verksamhetsansvarig och löneansvarig från assistansanordnaren inleder med ett uppstartsmöte. Därefter sker en mappning mellan schematyper i Aiai och lönearter i lönesystemet vilket resulterar i en färdig specifikation.
Utvecklingsavdelningen programmerar enligt specifikationen och därefter kan funktionen produktionsättas och börja testas.
Schematyper
Aiai har idag cirka 90 schematyper. En grunduppsättning schematyper ingår och därefter kan kunden alltid välja att lägga till eller ta bort schematyper.
Innan lönedataexporten är på plats, kommer du och ansvarig kontaktperson på Aiai ha ett möte för att anpassa uppsättningen av schematyper utifrån era behov. Schematyperna är valbara för alla kunder och går ej att skräddarsy eller byta namn på utifrån era behov.
Ni finner aktiva schematyper samt beskrivning av dessa under Inställningar > Företag.
Behörighet till Företagsinställningar krävs för att vyn ska bli synlig.
Det är schematyperna som styr symbolerna på pass i schemat. Ni behöver fundera på vilken arbetsprocess ni har samt vilka schematyper som är aktuella för att bäst avspeglas det som sker på just er arbetsplats. Vårt säljteam hjälper er gärna med tips och råd kring detta för att ni ska få ut maximalt av er schemaläggning i Aiai.
Tänk på att inte koppla på fler schematyper än nödvändigt då det medför mer jobb och utgör en större risk att fel schematyp väljs.
Efter att schematyperna är klara kommer en fil skickas ut för dig som kund att hantera. Det är här ni som ansvarig behöver matcha de lönearter du har i ditt befintliga löneprogram mot dem schematyperna som ni använder i Aiai.
Ni ser era valda schematyper i "Ändra pass"-rutan i vänstermarginalen i schemavyn.
Välkommen att kontakta vår support om du har frågor eller funderingar kring en lönedataexport.
1
2
3
4
5
6
7
AIAI LÖNEINTEGRATION
KORT OM LÖNEINTEGRATION
Tjänsten Löneintegration är en tillvalstjänst för Aiai-kunder. I en integration mappas de schematyper
som företaget valt i Aiai mot de lönearter som finns i löneprogrammet. Förenklat innebär det att
anordnarens specifika tidrapportsdata kan plockas ut i en fil som är utformad för att kunna läsas in i
aktuellt lönesystem. Informationen ligger sedan till grund för den anställdes lön. Aiai är master för tid
och lönesystemet är master för pengar.
Löneintegration är ett eget uppdrag som med fördel påbörjas när man varit Aiai-användare någon
eller några månader. Uppdraget innebär att ansvarig från Kaustik tillsammans med
verksamhetsansvarig och löneansvarig från assistansanordnaren inleder med ett uppstartsmöte.
Därefter sker en mappning mellan schematyper i Aiai och lönearter i lönesystemet vilket resulterar i
en färdig specifikation. Utvecklingsavdelningen programmerar enligt specifikationen och därefter kan
funktionen produktionssättas och börja testas.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
KORT OM LÖNEINTEGRATION
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
BILAGOR
SCHEMATYPER
LÖNEFORMER
FAST OB
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
LÖNEARTER
NYA KNAPPAR
VAL AV KNAPPAR
SÄKERHET VID NEDLADDNING
SÖKVÄG FÖR FILEN
INFORMATIONSUTBYTE
HUR RÄKNAS SEMESTER?
TEST OCH PROVPERIOD
BILAGOR
Aiai schematypslista
SCHEMATYPER
Aiai har idag cirka 90 schematyper. En grunduppsättning schematyper ingår och därefter kan kunden alltid välja att lägga till eller ta bort
schematyper. Se hela listan till höger. Ring supporten innan löneintegrationen är på plats för att enklas anpassa uppsättningen av schematyper
utifrån era behov. Schematyperna är valbara för alla kunder och går ej att skräddasy eller byta namn på utifrån era behov.
Ni finner aktiva schematyper samt beskrivning av dessa under Behörighet till krävs för att vyn ska bliInställningar/Företag. Företagsinställningar
synlig.
KORT OM LÖNEINTEGRATION
Tjänsten Löneintegration är en tillvalstjänst för Aiai-kunder. I en integration mappas de schematyper
som företaget valt i Aiai mot de lönearter som finns i löneprogrammet. Förenklat innebär det att
anordnarens specifika tidrapportsdata kan plockas ut i en fil som är utformad för att kunna läsas in i
aktuellt lönesystem. Informationen ligger sedan till grund för den anställdes lön. Aiai är master för tid
och lönesystemet är master för pengar.
Löneintegration är ett eget uppdrag som med fördel påbörjas när man varit Aiai-användare någon
eller några månader. Uppdraget innebär att ansvarig från Kaustik tillsammans med
verksamhetsansvarig och löneansvarig från assistansanordnaren inleder med ett uppstartsmöte.
Därefter sker en mappning mellan schematyper i Aiai och lönearter i lönesystemet vilket resulterar i
en färdig specifikation. Utvecklingsavdelningen programmerar enligt specifikationen och därefter kan
funktionen produktionssättas och börja testas.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
KORT OM LÖNEINTEGRATION
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
BILAGOR
SCHEMATYPER
LÖNEFORMER
FAST OB
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
LÖNEARTER
NYA KNAPPAR
VAL AV KNAPPAR
SÄKERHET VID NEDLADDNING
SÖKVÄG FÖR FILEN
INFORMATIONSUTBYTE
HUR RÄKNAS SEMESTER?
TEST OCH PROVPERIOD
BILAGOR
Aiai schematypslista
SCHEMATYPER
Aiai har idag cirka 90 schematyper. En grunduppsättning schematyper ingår och därefter kan kunden alltid välja att lägga till eller ta bort
schematyper. Se hela listan till höger. Ring supporten innan löneintegrationen är på plats för att enklas anpassa uppsättningen av schematyper
utifrån era behov. Schematyperna är valbara för alla kunder och går ej att skräddasy eller byta namn på utifrån era behov.
Ni finner aktiva schematyper samt beskrivning av dessa under Behörighet till krävs för att vyn ska bliInställningar/Företag. Företagsinställningar
synlig.
Det är schematyperna som styr symbolerna på pass i schemat. Ni behöver fundera på vilken arbetsprocess ni har samt vilka schematyper som är
aktuella för att bäst avspegla det som sker på just er arbetsplats. Vårt säljteam hjälper er gärna med tios och råd kring detta för att ni ska få ut
maximalt av er schemaläggning i Aiai. Tänk på att inte koppla på fler schematyper än nödvändigt då det medför mer jobb och utgör en större risk
att fel schematyp väljs.
Ni ser era valda schematyper i " "-rutan i vänstermarginalen i .Ändra pass schemavyn
Schematyp, annan än ASSISTANS, markeras med svart etikett och förkortning av schematypen på passet. Endast en schematyp är möjlig per
pass.
I exemplet nedan ser ni tre dagar med SEMESTER och en med UTBILDNING.
aktuella för att bäst avspegla det som sker på just er arbetsplats. Vårt säljteam hjälper er gärna med tios och råd kring detta för att ni ska få ut
maximalt av er schemaläggning i Aiai. Tänk på att inte koppla på fler schematyper än nödvändigt då det medför mer jobb och utgör en större risk
att fel schematyp väljs.
Ni ser era valda schematyper i " "-rutan i vänstermarginalen i .Ändra pass schemavyn
Schematyp, annan än ASSISTANS, markeras med svart etikett och förkortning av schematypen på passet. Endast en schematyp är möjlig per
pass.
I exemplet nedan ser ni tre dagar med SEMESTER och en med UTBILDNING.
1.
2.
3.
I exemplet kan Aiai skicka tre semesterdagar alt. 24 timmar semester beroende på valda inställningar. Det skickas också 12 timmar till lönearten
som tar emot utbildning.
Vid sjukdom markeras passen med schematypen SJUK på de pass som assistenten skulle ha arbetat.
LÖNEFORMER
Under ställer ni in vilken en assistent ska ha hos en brukare. Inställningar/Lön löneform
Det finns tre löneformer att välja på;
Månadslön
Timlön med direktutbetald semesterersättning
Timlön med sparad semesterersättning
Två löneformer visas i systemet. Markeras ingen av dessa väljer systemet automatiskt det tredje alternativet - Timlön med sparad
semesterersättning.
2.
3.
I exemplet kan Aiai skicka tre semesterdagar alt. 24 timmar semester beroende på valda inställningar. Det skickas också 12 timmar till lönearten
som tar emot utbildning.
Vid sjukdom markeras passen med schematypen SJUK på de pass som assistenten skulle ha arbetat.
LÖNEFORMER
Under ställer ni in vilken en assistent ska ha hos en brukare. Inställningar/Lön löneform
Det finns tre löneformer att välja på;
Månadslön
Timlön med direktutbetald semesterersättning
Timlön med sparad semesterersättning
Två löneformer visas i systemet. Markeras ingen av dessa väljer systemet automatiskt det tredje alternativet - Timlön med sparad
semesterersättning.
Exempel:
Anna Andersson har en bock vid timlön med direktutbetald semesterersättning.
Linas Grönlunds har ingen bock alls och får då timlön med sparad semesterersättning.
Lisa Larsson har en bock vid månadslön men även en bock vid fast OB.
Observer att "Fast OB" måste beställas hos supporten för att bli ett valbart alternativ.
FAST OB
Fast OB genererar en till rad vid exporten till lönespecifikationen. Assistenten får således en rad med sina arbetade timmar och dessutom en rad
med samma antal arbetade timmar igen där löneprogrammet styr ersättningen för dessa.
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
Det är viktigt att veta att ingen information från dessa celler ( följer med över i exporten till löneprogrammet.lönebelopp, skattetabell, 30 % skatt)
Dessa är till för funktionen som är en tilläggsfunktion. Det är i löneprogrammet alla typer av hanteras, Aiai skickar bara tid.Kalkyl belopp
LÖNEARTER
Anna Andersson har en bock vid timlön med direktutbetald semesterersättning.
Linas Grönlunds har ingen bock alls och får då timlön med sparad semesterersättning.
Lisa Larsson har en bock vid månadslön men även en bock vid fast OB.
Observer att "Fast OB" måste beställas hos supporten för att bli ett valbart alternativ.
FAST OB
Fast OB genererar en till rad vid exporten till lönespecifikationen. Assistenten får således en rad med sina arbetade timmar och dessutom en rad
med samma antal arbetade timmar igen där löneprogrammet styr ersättningen för dessa.
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
Det är viktigt att veta att ingen information från dessa celler ( följer med över i exporten till löneprogrammet.lönebelopp, skattetabell, 30 % skatt)
Dessa är till för funktionen som är en tilläggsfunktion. Det är i löneprogrammet alla typer av hanteras, Aiai skickar bara tid.Kalkyl belopp
LÖNEARTER
Vi mappar de schematyper ni valt till de ni använder i ert löneprogram. Lönearter som hanterar olika tillägg, utlägg eller förmåner är ilönearter inte
ntressant i integrationen eftersom Aiai endast hanterar tid. Vi tillhandahåller en basmall för de vanligaste schematyperna där ni som kund kan fylla
i de löneartsnummer som är aktuella för just er. Det är viktigt att utröna vilka löneformer företaget har och att uppge korrekta lönearter till dessa
löneformer för att allt ska stämma sedan i exporten. Det är oftast skillnad på lönearterna för timavlönade som sparar sin semester-ersättning
jämfört med timavlönande som får sin semester utbetald direkt. Månadsavlönade har oftast också sina egna lönearter.
NYA KNAPPAR
När er löneintegration är produktionssatt finns den nya funktionen tillgänglig via knappar under sidan för . Ni finner dessa underTidrapport
rubriken " ". Klicka på valfri knapp för att spara ner en exportfil på datorn som sedan kan läsas in i löneprogrammet. Spara lönefiler
VAL AV KNAPPAR
Som standard finns två knappar:
"Spara lönedata för alla brukare/kunder"
"Spara lönedata för aktiv brukare/kund"
Om ni har många kunder och assistenter kan ni med fördel beställa knappen " ". KnappenSpara lönedata för alla brukare/kunder till din mail
innebär att den som är inloggad i Aiai och trycker på knappen får hela lönefilen till sin mail istället. Det går ofta lite snabbare att få ned filen till sin
mail än direkt till datorn om filen är tung.
SÄKERHET VID NEDLADDNING
Som standard går alla timmar i en tidrapport över i lönefilen. Ni kan även välja att filen endast ska skapas om:
Assistenten har godkänt
Brukaren har godkänt
Anordnaren har godkänt eller om
ntressant i integrationen eftersom Aiai endast hanterar tid. Vi tillhandahåller en basmall för de vanligaste schematyperna där ni som kund kan fylla
i de löneartsnummer som är aktuella för just er. Det är viktigt att utröna vilka löneformer företaget har och att uppge korrekta lönearter till dessa
löneformer för att allt ska stämma sedan i exporten. Det är oftast skillnad på lönearterna för timavlönade som sparar sin semester-ersättning
jämfört med timavlönande som får sin semester utbetald direkt. Månadsavlönade har oftast också sina egna lönearter.
NYA KNAPPAR
När er löneintegration är produktionssatt finns den nya funktionen tillgänglig via knappar under sidan för . Ni finner dessa underTidrapport
rubriken " ". Klicka på valfri knapp för att spara ner en exportfil på datorn som sedan kan läsas in i löneprogrammet. Spara lönefiler
VAL AV KNAPPAR
Som standard finns två knappar:
"Spara lönedata för alla brukare/kunder"
"Spara lönedata för aktiv brukare/kund"
Om ni har många kunder och assistenter kan ni med fördel beställa knappen " ". KnappenSpara lönedata för alla brukare/kunder till din mail
innebär att den som är inloggad i Aiai och trycker på knappen får hela lönefilen till sin mail istället. Det går ofta lite snabbare att få ned filen till sin
mail än direkt till datorn om filen är tung.
SÄKERHET VID NEDLADDNING
Som standard går alla timmar i en tidrapport över i lönefilen. Ni kan även välja att filen endast ska skapas om:
Assistenten har godkänt
Brukaren har godkänt
Anordnaren har godkänt eller om
1.
2.
3.
4.
Tidrapporten är låst
Vi rekommenderar att tidrapporten är låst för att lönefilen ska kunna skapas. Det är en säkerhetsåtgärd för att undvika att fil från en oavslutad
månad råkar laddas ned och hamna i löneprogrammet, med fel löneutbetalning som följd.
SÖKVÄG FÖR FILEN
Lönefilen som Aiai producerar lägger sig där din dator brukar spara nedladdade filer. Leta efter en mapp i datorn som heter nedladdningar,
hämtade filer eller liknande. Självklart kan ni under era inställningar i datorn styra vart filen ska landa någonstans, rådfråga din IT-ansvarige för
vidare information.
I ert löneprogram ska ni sedan hitta var ni importerar externa filer. Att hitta korrekt sökväg mellan lönefilen och importen är essentiellt annars
kommer inte inläsningen att fungera.
INFORMATIONSUTBYTE
Aiai och ert löneprogram utbyter inte automatiskt information. Systemen kommunicerar endast via
export/import. Det är därför mycket viktigt att ni i båda programmen säkerställer att information såsom
, och överensstämmer. Tänk på attpersonnummer brukarnummer anställningsnummer
personnummer måste läggas in i formatet YYMMDD-XXXX.
Aiai kan aldrig skicka brukarnummer eller anställningsnummer som börjar på siffran noll (0).
Undvik därför helt att börja brukarnummer eller anställningsnummer med en nolla i både löneprogram
och Aiai.
HUR RÄKNAS SEMESTER?
Vi kan skicka semester på följande fyra sätt:
I timmar.
I timmar/8.
Som kalenderdagar.
Som "style1" som betyder att ett pass i tidrapporten kan hållas ihop över ett dygnsbryt och endast generera en (1) semesterdag.
TEST OCH PROVPERIOD
När funktionen löneintegration är produktionssatt behöver den testas. Det är del av processen att ta fram testfall (olika schematyper) och se hur
dessa faller ut i löneintegrationen. Det kommer att behöva göras justeringar under testperioden.
Vi erbjuder en provperiod på 2 månader för att ni som kund ska kunna testa utfall med olika exempel och kunna återkomma till oss med
eventuella förändringar. Efter testperioden debiteras ni för ändringar i tjänsten enligt gällande timtaxa.
Vi rekommenderar att man testar mitt i månaden och inte bara vid skarp lönekörning. Det är enkelt att ordna genom att ta en säkerhetskopia av
senaste körningen i löneprogrammet, då kan man laborera med att läsa in lönefilen för att sedan återställa allt med säkerhetskopian igen.
Fråga er leverantör av löneprogrammet för tips och råd kring detta.
OBS!
I vissa löneprogram är det
inte möjligt att redigera
information som väl har
lagts in. Se därför till att du
följer instruktionerna till
vänsterörberedelse - semester
När ni beställer en integration kommer vi att fråga hur ni vill hantera och beräkna semestern. Förbered och tänk igenom hur ni vill att
resultatet ska falla ut.
Uppdateringar av löneintegration
Varje tisdag har vi en deadline för inkomna beställningar om förändringar som ska laddas upp till torsdagen i samma vecka. För större
förändringar och produktioättning av en ny integration får man räkna med en ledtid på ca 1-2
2.
3.
4.
Tidrapporten är låst
Vi rekommenderar att tidrapporten är låst för att lönefilen ska kunna skapas. Det är en säkerhetsåtgärd för att undvika att fil från en oavslutad
månad råkar laddas ned och hamna i löneprogrammet, med fel löneutbetalning som följd.
SÖKVÄG FÖR FILEN
Lönefilen som Aiai producerar lägger sig där din dator brukar spara nedladdade filer. Leta efter en mapp i datorn som heter nedladdningar,
hämtade filer eller liknande. Självklart kan ni under era inställningar i datorn styra vart filen ska landa någonstans, rådfråga din IT-ansvarige för
vidare information.
I ert löneprogram ska ni sedan hitta var ni importerar externa filer. Att hitta korrekt sökväg mellan lönefilen och importen är essentiellt annars
kommer inte inläsningen att fungera.
INFORMATIONSUTBYTE
Aiai och ert löneprogram utbyter inte automatiskt information. Systemen kommunicerar endast via
export/import. Det är därför mycket viktigt att ni i båda programmen säkerställer att information såsom
, och överensstämmer. Tänk på attpersonnummer brukarnummer anställningsnummer
personnummer måste läggas in i formatet YYMMDD-XXXX.
Aiai kan aldrig skicka brukarnummer eller anställningsnummer som börjar på siffran noll (0).
Undvik därför helt att börja brukarnummer eller anställningsnummer med en nolla i både löneprogram
och Aiai.
HUR RÄKNAS SEMESTER?
Vi kan skicka semester på följande fyra sätt:
I timmar.
I timmar/8.
Som kalenderdagar.
Som "style1" som betyder att ett pass i tidrapporten kan hållas ihop över ett dygnsbryt och endast generera en (1) semesterdag.
TEST OCH PROVPERIOD
När funktionen löneintegration är produktionssatt behöver den testas. Det är del av processen att ta fram testfall (olika schematyper) och se hur
dessa faller ut i löneintegrationen. Det kommer att behöva göras justeringar under testperioden.
Vi erbjuder en provperiod på 2 månader för att ni som kund ska kunna testa utfall med olika exempel och kunna återkomma till oss med
eventuella förändringar. Efter testperioden debiteras ni för ändringar i tjänsten enligt gällande timtaxa.
Vi rekommenderar att man testar mitt i månaden och inte bara vid skarp lönekörning. Det är enkelt att ordna genom att ta en säkerhetskopia av
senaste körningen i löneprogrammet, då kan man laborera med att läsa in lönefilen för att sedan återställa allt med säkerhetskopian igen.
Fråga er leverantör av löneprogrammet för tips och råd kring detta.
OBS!
I vissa löneprogram är det
inte möjligt att redigera
information som väl har
lagts in. Se därför till att du
följer instruktionerna till
vänsterörberedelse - semester
När ni beställer en integration kommer vi att fråga hur ni vill hantera och beräkna semestern. Förbered och tänk igenom hur ni vill att
resultatet ska falla ut.
Uppdateringar av löneintegration
Varje tisdag har vi en deadline för inkomna beställningar om förändringar som ska laddas upp till torsdagen i samma vecka. För större
förändringar och produktioättning av en ny integration får man räkna med en ledtid på ca 1-2
1
2
3
4
5
6
7
AIAI LÖNEINTEGRATION
KORT OM LÖNEINTEGRATION
Tjänsten Löneintegration är en tillvalstjänst för Aiai-kunder. I en integration mappas de schematyper
som företaget valt i Aiai mot de lönearter som finns i löneprogrammet. Förenklat innebär det att
anordnarens specifika tidrapportsdata kan plockas ut i en fil som är utformad för att kunna läsas in i
aktuellt lönesystem. Informationen ligger sedan till grund för den anställdes lön. Aiai är master för tid
och lönesystemet är master för pengar.
Löneintegration är ett eget uppdrag som med fördel påbörjas när man varit Aiai-användare någon
eller några månader. Uppdraget innebär att ansvarig från Kaustik tillsammans med
verksamhetsansvarig och löneansvarig från assistansanordnaren inleder med ett uppstartsmöte.
Därefter sker en mappning mellan schematyper i Aiai och lönearter i lönesystemet vilket resulterar i
en färdig specifikation. Utvecklingsavdelningen programmerar enligt specifikationen och därefter kan
funktionen produktionssättas och börja testas.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
KORT OM LÖNEINTEGRATION
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
BILAGOR
SCHEMATYPER
LÖNEFORMER
FAST OB
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
LÖNEARTER
NYA KNAPPAR
VAL AV KNAPPAR
SÄKERHET VID NEDLADDNING
SÖKVÄG FÖR FILEN
INFORMATIONSUTBYTE
HUR RÄKNAS SEMESTER?
TEST OCH PROVPERIOD
BILAGOR
Aiai schematypslista
SCHEMATYPER
Aiai har idag cirka 90 schematyper. En grunduppsättning schematyper ingår och därefter kan kunden alltid välja att lägga till eller ta bort
schematyper. Se hela listan till höger. Ring supporten innan löneintegrationen är på plats för att enklas anpassa uppsättningen av schematyper
utifrån era behov. Schematyperna är valbara för alla kunder och går ej att skräddasy eller byta namn på utifrån era behov.
Ni finner aktiva schematyper samt beskrivning av dessa under Behörighet till krävs för att vyn ska bliInställningar/Företag. Företagsinställningar
synlig.
KORT OM LÖNEINTEGRATION
Tjänsten Löneintegration är en tillvalstjänst för Aiai-kunder. I en integration mappas de schematyper
som företaget valt i Aiai mot de lönearter som finns i löneprogrammet. Förenklat innebär det att
anordnarens specifika tidrapportsdata kan plockas ut i en fil som är utformad för att kunna läsas in i
aktuellt lönesystem. Informationen ligger sedan till grund för den anställdes lön. Aiai är master för tid
och lönesystemet är master för pengar.
Löneintegration är ett eget uppdrag som med fördel påbörjas när man varit Aiai-användare någon
eller några månader. Uppdraget innebär att ansvarig från Kaustik tillsammans med
verksamhetsansvarig och löneansvarig från assistansanordnaren inleder med ett uppstartsmöte.
Därefter sker en mappning mellan schematyper i Aiai och lönearter i lönesystemet vilket resulterar i
en färdig specifikation. Utvecklingsavdelningen programmerar enligt specifikationen och därefter kan
funktionen produktionssättas och börja testas.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
KORT OM LÖNEINTEGRATION
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
BILAGOR
SCHEMATYPER
LÖNEFORMER
FAST OB
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
LÖNEARTER
NYA KNAPPAR
VAL AV KNAPPAR
SÄKERHET VID NEDLADDNING
SÖKVÄG FÖR FILEN
INFORMATIONSUTBYTE
HUR RÄKNAS SEMESTER?
TEST OCH PROVPERIOD
BILAGOR
Aiai schematypslista
SCHEMATYPER
Aiai har idag cirka 90 schematyper. En grunduppsättning schematyper ingår och därefter kan kunden alltid välja att lägga till eller ta bort
schematyper. Se hela listan till höger. Ring supporten innan löneintegrationen är på plats för att enklas anpassa uppsättningen av schematyper
utifrån era behov. Schematyperna är valbara för alla kunder och går ej att skräddasy eller byta namn på utifrån era behov.
Ni finner aktiva schematyper samt beskrivning av dessa under Behörighet till krävs för att vyn ska bliInställningar/Företag. Företagsinställningar
synlig.
Det är schematyperna som styr symbolerna på pass i schemat. Ni behöver fundera på vilken arbetsprocess ni har samt vilka schematyper som är
aktuella för att bäst avspegla det som sker på just er arbetsplats. Vårt säljteam hjälper er gärna med tios och råd kring detta för att ni ska få ut
maximalt av er schemaläggning i Aiai. Tänk på att inte koppla på fler schematyper än nödvändigt då det medför mer jobb och utgör en större risk
att fel schematyp väljs.
Ni ser era valda schematyper i " "-rutan i vänstermarginalen i .Ändra pass schemavyn
Schematyp, annan än ASSISTANS, markeras med svart etikett och förkortning av schematypen på passet. Endast en schematyp är möjlig per
pass.
I exemplet nedan ser ni tre dagar med SEMESTER och en med UTBILDNING.
aktuella för att bäst avspegla det som sker på just er arbetsplats. Vårt säljteam hjälper er gärna med tios och råd kring detta för att ni ska få ut
maximalt av er schemaläggning i Aiai. Tänk på att inte koppla på fler schematyper än nödvändigt då det medför mer jobb och utgör en större risk
att fel schematyp väljs.
Ni ser era valda schematyper i " "-rutan i vänstermarginalen i .Ändra pass schemavyn
Schematyp, annan än ASSISTANS, markeras med svart etikett och förkortning av schematypen på passet. Endast en schematyp är möjlig per
pass.
I exemplet nedan ser ni tre dagar med SEMESTER och en med UTBILDNING.
1.
2.
3.
I exemplet kan Aiai skicka tre semesterdagar alt. 24 timmar semester beroende på valda inställningar. Det skickas också 12 timmar till lönearten
som tar emot utbildning.
Vid sjukdom markeras passen med schematypen SJUK på de pass som assistenten skulle ha arbetat.
LÖNEFORMER
Under ställer ni in vilken en assistent ska ha hos en brukare. Inställningar/Lön löneform
Det finns tre löneformer att välja på;
Månadslön
Timlön med direktutbetald semesterersättning
Timlön med sparad semesterersättning
Två löneformer visas i systemet. Markeras ingen av dessa väljer systemet automatiskt det tredje alternativet - Timlön med sparad
semesterersättning.
2.
3.
I exemplet kan Aiai skicka tre semesterdagar alt. 24 timmar semester beroende på valda inställningar. Det skickas också 12 timmar till lönearten
som tar emot utbildning.
Vid sjukdom markeras passen med schematypen SJUK på de pass som assistenten skulle ha arbetat.
LÖNEFORMER
Under ställer ni in vilken en assistent ska ha hos en brukare. Inställningar/Lön löneform
Det finns tre löneformer att välja på;
Månadslön
Timlön med direktutbetald semesterersättning
Timlön med sparad semesterersättning
Två löneformer visas i systemet. Markeras ingen av dessa väljer systemet automatiskt det tredje alternativet - Timlön med sparad
semesterersättning.
Exempel:
Anna Andersson har en bock vid timlön med direktutbetald semesterersättning.
Linas Grönlunds har ingen bock alls och får då timlön med sparad semesterersättning.
Lisa Larsson har en bock vid månadslön men även en bock vid fast OB.
Observer att "Fast OB" måste beställas hos supporten för att bli ett valbart alternativ.
FAST OB
Fast OB genererar en till rad vid exporten till lönespecifikationen. Assistenten får således en rad med sina arbetade timmar och dessutom en rad
med samma antal arbetade timmar igen där löneprogrammet styr ersättningen för dessa.
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
Det är viktigt att veta att ingen information från dessa celler ( följer med över i exporten till löneprogrammet.lönebelopp, skattetabell, 30 % skatt)
Dessa är till för funktionen som är en tilläggsfunktion. Det är i löneprogrammet alla typer av hanteras, Aiai skickar bara tid.Kalkyl belopp
LÖNEARTER
Anna Andersson har en bock vid timlön med direktutbetald semesterersättning.
Linas Grönlunds har ingen bock alls och får då timlön med sparad semesterersättning.
Lisa Larsson har en bock vid månadslön men även en bock vid fast OB.
Observer att "Fast OB" måste beställas hos supporten för att bli ett valbart alternativ.
FAST OB
Fast OB genererar en till rad vid exporten till lönespecifikationen. Assistenten får således en rad med sina arbetade timmar och dessutom en rad
med samma antal arbetade timmar igen där löneprogrammet styr ersättningen för dessa.
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
Det är viktigt att veta att ingen information från dessa celler ( följer med över i exporten till löneprogrammet.lönebelopp, skattetabell, 30 % skatt)
Dessa är till för funktionen som är en tilläggsfunktion. Det är i löneprogrammet alla typer av hanteras, Aiai skickar bara tid.Kalkyl belopp
LÖNEARTER
Vi mappar de schematyper ni valt till de ni använder i ert löneprogram. Lönearter som hanterar olika tillägg, utlägg eller förmåner är ilönearter inte
ntressant i integrationen eftersom Aiai endast hanterar tid. Vi tillhandahåller en basmall för de vanligaste schematyperna där ni som kund kan fylla
i de löneartsnummer som är aktuella för just er. Det är viktigt att utröna vilka löneformer företaget har och att uppge korrekta lönearter till dessa
löneformer för att allt ska stämma sedan i exporten. Det är oftast skillnad på lönearterna för timavlönade som sparar sin semester-ersättning
jämfört med timavlönande som får sin semester utbetald direkt. Månadsavlönade har oftast också sina egna lönearter.
NYA KNAPPAR
När er löneintegration är produktionssatt finns den nya funktionen tillgänglig via knappar under sidan för . Ni finner dessa underTidrapport
rubriken " ". Klicka på valfri knapp för att spara ner en exportfil på datorn som sedan kan läsas in i löneprogrammet. Spara lönefiler
VAL AV KNAPPAR
Som standard finns två knappar:
"Spara lönedata för alla brukare/kunder"
"Spara lönedata för aktiv brukare/kund"
Om ni har många kunder och assistenter kan ni med fördel beställa knappen " ". KnappenSpara lönedata för alla brukare/kunder till din mail
innebär att den som är inloggad i Aiai och trycker på knappen får hela lönefilen till sin mail istället. Det går ofta lite snabbare att få ned filen till sin
mail än direkt till datorn om filen är tung.
SÄKERHET VID NEDLADDNING
Som standard går alla timmar i en tidrapport över i lönefilen. Ni kan även välja att filen endast ska skapas om:
Assistenten har godkänt
Brukaren har godkänt
Anordnaren har godkänt eller om
ntressant i integrationen eftersom Aiai endast hanterar tid. Vi tillhandahåller en basmall för de vanligaste schematyperna där ni som kund kan fylla
i de löneartsnummer som är aktuella för just er. Det är viktigt att utröna vilka löneformer företaget har och att uppge korrekta lönearter till dessa
löneformer för att allt ska stämma sedan i exporten. Det är oftast skillnad på lönearterna för timavlönade som sparar sin semester-ersättning
jämfört med timavlönande som får sin semester utbetald direkt. Månadsavlönade har oftast också sina egna lönearter.
NYA KNAPPAR
När er löneintegration är produktionssatt finns den nya funktionen tillgänglig via knappar under sidan för . Ni finner dessa underTidrapport
rubriken " ". Klicka på valfri knapp för att spara ner en exportfil på datorn som sedan kan läsas in i löneprogrammet. Spara lönefiler
VAL AV KNAPPAR
Som standard finns två knappar:
"Spara lönedata för alla brukare/kunder"
"Spara lönedata för aktiv brukare/kund"
Om ni har många kunder och assistenter kan ni med fördel beställa knappen " ". KnappenSpara lönedata för alla brukare/kunder till din mail
innebär att den som är inloggad i Aiai och trycker på knappen får hela lönefilen till sin mail istället. Det går ofta lite snabbare att få ned filen till sin
mail än direkt till datorn om filen är tung.
SÄKERHET VID NEDLADDNING
Som standard går alla timmar i en tidrapport över i lönefilen. Ni kan även välja att filen endast ska skapas om:
Assistenten har godkänt
Brukaren har godkänt
Anordnaren har godkänt eller om
1.
2.
3.
4.
Tidrapporten är låst
Vi rekommenderar att tidrapporten är låst för att lönefilen ska kunna skapas. Det är en säkerhetsåtgärd för att undvika att fil från en oavslutad
månad råkar laddas ned och hamna i löneprogrammet, med fel löneutbetalning som följd.
SÖKVÄG FÖR FILEN
Lönefilen som Aiai producerar lägger sig där din dator brukar spara nedladdade filer. Leta efter en mapp i datorn som heter nedladdningar,
hämtade filer eller liknande. Självklart kan ni under era inställningar i datorn styra vart filen ska landa någonstans, rådfråga din IT-ansvarige för
vidare information.
I ert löneprogram ska ni sedan hitta var ni importerar externa filer. Att hitta korrekt sökväg mellan lönefilen och importen är essentiellt annars
kommer inte inläsningen att fungera.
INFORMATIONSUTBYTE
Aiai och ert löneprogram utbyter inte automatiskt information. Systemen kommunicerar endast via
export/import. Det är därför mycket viktigt att ni i båda programmen säkerställer att information såsom
, och överensstämmer. Tänk på attpersonnummer brukarnummer anställningsnummer
personnummer måste läggas in i formatet YYMMDD-XXXX.
Aiai kan aldrig skicka brukarnummer eller anställningsnummer som börjar på siffran noll (0).
Undvik därför helt att börja brukarnummer eller anställningsnummer med en nolla i både löneprogram
och Aiai.
HUR RÄKNAS SEMESTER?
Vi kan skicka semester på följande fyra sätt:
I timmar.
I timmar/8.
Som kalenderdagar.
Som "style1" som betyder att ett pass i tidrapporten kan hållas ihop över ett dygnsbryt och endast generera en (1) semesterdag.
TEST OCH PROVPERIOD
När funktionen löneintegration är produktionssatt behöver den testas. Det är del av processen att ta fram testfall (olika schematyper) och se hur
dessa faller ut i löneintegrationen. Det kommer att behöva göras justeringar under testperioden.
Vi erbjuder en provperiod på 2 månader för att ni som kund ska kunna testa utfall med olika exempel och kunna återkomma till oss med
eventuella förändringar. Efter testperioden debiteras ni för ändringar i tjänsten enligt gällande timtaxa.
Vi rekommenderar att man testar mitt i månaden och inte bara vid skarp lönekörning. Det är enkelt att ordna genom att ta en säkerhetskopia av
senaste körningen i löneprogrammet, då kan man laborera med att läsa in lönefilen för att sedan återställa allt med säkerhetskopian igen.
Fråga er leverantör av löneprogrammet för tips och råd kring detta.
OBS!
I vissa löneprogram är det
inte möjligt att redigera
information som väl har
lagts in. Se därför till att du
följer instruktionerna till
vänster!
Förberedelse - semester
När ni beställer en integration kommer vi att fråga hur ni vill hantera och beräkna semestern. Förbered och tänk igenom hur ni vill att
resultatet ska falla ut.
Uppdateringar av löneintegration
Varje tisdag har vi en deadline för inkomna beställningar om förändringar som ska laddas upp till torsdagen i samma vecka. För större
förändringar och produktionssättning av en ny integration får man räkna med en ledtid på ca 1-2 veckor.
2.
3.
4.
Tidrapporten är låst
Vi rekommenderar att tidrapporten är låst för att lönefilen ska kunna skapas. Det är en säkerhetsåtgärd för att undvika att fil från en oavslutad
månad råkar laddas ned och hamna i löneprogrammet, med fel löneutbetalning som följd.
SÖKVÄG FÖR FILEN
Lönefilen som Aiai producerar lägger sig där din dator brukar spara nedladdade filer. Leta efter en mapp i datorn som heter nedladdningar,
hämtade filer eller liknande. Självklart kan ni under era inställningar i datorn styra vart filen ska landa någonstans, rådfråga din IT-ansvarige för
vidare information.
I ert löneprogram ska ni sedan hitta var ni importerar externa filer. Att hitta korrekt sökväg mellan lönefilen och importen är essentiellt annars
kommer inte inläsningen att fungera.
INFORMATIONSUTBYTE
Aiai och ert löneprogram utbyter inte automatiskt information. Systemen kommunicerar endast via
export/import. Det är därför mycket viktigt att ni i båda programmen säkerställer att information såsom
, och överensstämmer. Tänk på attpersonnummer brukarnummer anställningsnummer
personnummer måste läggas in i formatet YYMMDD-XXXX.
Aiai kan aldrig skicka brukarnummer eller anställningsnummer som börjar på siffran noll (0).
Undvik därför helt att börja brukarnummer eller anställningsnummer med en nolla i både löneprogram
och Aiai.
HUR RÄKNAS SEMESTER?
Vi kan skicka semester på följande fyra sätt:
I timmar.
I timmar/8.
Som kalenderdagar.
Som "style1" som betyder att ett pass i tidrapporten kan hållas ihop över ett dygnsbryt och endast generera en (1) semesterdag.
TEST OCH PROVPERIOD
När funktionen löneintegration är produktionssatt behöver den testas. Det är del av processen att ta fram testfall (olika schematyper) och se hur
dessa faller ut i löneintegrationen. Det kommer att behöva göras justeringar under testperioden.
Vi erbjuder en provperiod på 2 månader för att ni som kund ska kunna testa utfall med olika exempel och kunna återkomma till oss med
eventuella förändringar. Efter testperioden debiteras ni för ändringar i tjänsten enligt gällande timtaxa.
Vi rekommenderar att man testar mitt i månaden och inte bara vid skarp lönekörning. Det är enkelt att ordna genom att ta en säkerhetskopia av
senaste körningen i löneprogrammet, då kan man laborera med att läsa in lönefilen för att sedan återställa allt med säkerhetskopian igen.
Fråga er leverantör av löneprogrammet för tips och råd kring detta.
OBS!
I vissa löneprogram är det
inte möjligt att redigera
information som väl har
lagts in. Se därför till att du
följer instruktionerna till
vänster!
Förberedelse - semester
När ni beställer en integration kommer vi att fråga hur ni vill hantera och beräkna semestern. Förbered och tänk igenom hur ni vill att
resultatet ska falla ut.
Uppdateringar av löneintegration
Varje tisdag har vi en deadline för inkomna beställningar om förändringar som ska laddas upp till torsdagen i samma vecka. För större
förändringar och produktionssättning av en ny integration får man räkna med en ledtid på ca 1-2 veckor.
1
1
2
3
4
5
6
7
AIAI LÖNEINTEGRATION
KORT OM LÖNEINTEGRATION
Tjänsten Löneintegration är en tillvalstjänst för Aiai-kunder. I en integration mappas de schematyper
som företaget valt i Aiai mot de lönearter som finns i löneprogrammet. Förenklat innebär det att
anordnarens specifika tidrapportsdata kan plockas ut i en fil som är utformad för att kunna läsas in i
aktuellt lönesystem. Informationen ligger sedan till grund för den anställdes lön. Aiai är master för tid
och lönesystemet är master för pengar.
Löneintegration är ett eget uppdrag som med fördel påbörjas när man varit Aiai-användare någon
eller några månader. Uppdraget innebär att ansvarig från Kaustik tillsammans med
verksamhetsansvarig och löneansvarig från assistansanordnaren inleder med ett uppstartsmöte.
Därefter sker en mappning mellan schematyper i Aiai och lönearter i lönesystemet vilket resulterar i
en färdig specifikation. Utvecklingsavdelningen programmerar enligt specifikationen och därefter kan
funktionen produktionssättas och börja testas.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
KORT OM LÖNEINTEGRATION
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
BILAGOR
SCHEMATYPER
LÖNEFORMER
FAST OB
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
LÖNEARTER
NYA KNAPPAR
VAL AV KNAPPAR
SÄKERHET VID NEDLADDNING
SÖKVÄG FÖR FILEN
INFORMATIONSUTBYTE
HUR RÄKNAS SEMESTER?
TEST OCH PROVPERIOD
BILAGOR
Aiai schematypslista
SCHEMATYPER
Aiai har idag cirka 90 schematyper. En grunduppsättning schematyper ingår och därefter kan kunden alltid välja att lägga till eller ta bort
schematyper. Se hela listan till höger. Ring supporten innan löneintegrationen är på plats för att enklas anpassa uppsättningen av schematyper
utifrån era behov. Schematyperna är valbara för alla kunder och går ej att skräddasy eller byta namn på utifrån era behov.
Ni finner aktiva schematyper samt beskrivning av dessa under Behörighet till krävs för att vyn ska bliInställningar/Företag. Företagsinställningar
synlig.
KORT OM LÖNEINTEGRATION
Tjänsten Löneintegration är en tillvalstjänst för Aiai-kunder. I en integration mappas de schematyper
som företaget valt i Aiai mot de lönearter som finns i löneprogrammet. Förenklat innebär det att
anordnarens specifika tidrapportsdata kan plockas ut i en fil som är utformad för att kunna läsas in i
aktuellt lönesystem. Informationen ligger sedan till grund för den anställdes lön. Aiai är master för tid
och lönesystemet är master för pengar.
Löneintegration är ett eget uppdrag som med fördel påbörjas när man varit Aiai-användare någon
eller några månader. Uppdraget innebär att ansvarig från Kaustik tillsammans med
verksamhetsansvarig och löneansvarig från assistansanordnaren inleder med ett uppstartsmöte.
Därefter sker en mappning mellan schematyper i Aiai och lönearter i lönesystemet vilket resulterar i
en färdig specifikation. Utvecklingsavdelningen programmerar enligt specifikationen och därefter kan
funktionen produktionssättas och börja testas.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
KORT OM LÖNEINTEGRATION
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
BILAGOR
SCHEMATYPER
LÖNEFORMER
FAST OB
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
LÖNEARTER
NYA KNAPPAR
VAL AV KNAPPAR
SÄKERHET VID NEDLADDNING
SÖKVÄG FÖR FILEN
INFORMATIONSUTBYTE
HUR RÄKNAS SEMESTER?
TEST OCH PROVPERIOD
BILAGOR
Aiai schematypslista
SCHEMATYPER
Aiai har idag cirka 90 schematyper. En grunduppsättning schematyper ingår och därefter kan kunden alltid välja att lägga till eller ta bort
schematyper. Se hela listan till höger. Ring supporten innan löneintegrationen är på plats för att enklas anpassa uppsättningen av schematyper
utifrån era behov. Schematyperna är valbara för alla kunder och går ej att skräddasy eller byta namn på utifrån era behov.
Ni finner aktiva schematyper samt beskrivning av dessa under Behörighet till krävs för att vyn ska bliInställningar/Företag. Företagsinställningar
synlig.
Det är schematyperna som styr symbolerna på pass i schemat. Ni behöver fundera på vilken arbetsprocess ni har samt vilka schematyper som är
aktuella för att bäst avspegla det som sker på just er arbetsplats. Vårt säljteam hjälper er gärna med tios och råd kring detta för att ni ska få ut
maximalt av er schemaläggning i Aiai. Tänk på att inte koppla på fler schematyper än nödvändigt då det medför mer jobb och utgör en större risk
att fel schematyp väljs.
Ni ser era valda schematyper i " "-rutan i vänstermarginalen i .Ändra pass schemavyn
Schematyp, annan än ASSISTANS, markeras med svart etikett och förkortning av schematypen på passet. Endast en schematyp är möjlig per
pass.
I exemplet nedan ser ni tre dagar med SEMESTER och en med UTBILDNING.
aktuella för att bäst avspegla det som sker på just er arbetsplats. Vårt säljteam hjälper er gärna med tios och råd kring detta för att ni ska få ut
maximalt av er schemaläggning i Aiai. Tänk på att inte koppla på fler schematyper än nödvändigt då det medför mer jobb och utgör en större risk
att fel schematyp väljs.
Ni ser era valda schematyper i " "-rutan i vänstermarginalen i .Ändra pass schemavyn
Schematyp, annan än ASSISTANS, markeras med svart etikett och förkortning av schematypen på passet. Endast en schematyp är möjlig per
pass.
I exemplet nedan ser ni tre dagar med SEMESTER och en med UTBILDNING.
1.
2.
3.
I exemplet kan Aiai skicka tre semesterdagar alt. 24 timmar semester beroende på valda inställningar. Det skickas också 12 timmar till lönearten
som tar emot utbildning.
Vid sjukdom markeras passen med schematypen SJUK på de pass som assistenten skulle ha arbetat.
LÖNEFORMER
Under ställer ni in vilken en assistent ska ha hos en brukare. Inställningar/Lön löneform
Det finns tre löneformer att välja på;
Månadslön
Timlön med direktutbetald semesterersättning
Timlön med sparad semesterersättning
Två löneformer visas i systemet. Markeras ingen av dessa väljer systemet automatiskt det tredje alternativet - Timlön med sparad
semesterersättning.
2.
3.
I exemplet kan Aiai skicka tre semesterdagar alt. 24 timmar semester beroende på valda inställningar. Det skickas också 12 timmar till lönearten
som tar emot utbildning.
Vid sjukdom markeras passen med schematypen SJUK på de pass som assistenten skulle ha arbetat.
LÖNEFORMER
Under ställer ni in vilken en assistent ska ha hos en brukare. Inställningar/Lön löneform
Det finns tre löneformer att välja på;
Månadslön
Timlön med direktutbetald semesterersättning
Timlön med sparad semesterersättning
Två löneformer visas i systemet. Markeras ingen av dessa väljer systemet automatiskt det tredje alternativet - Timlön med sparad
semesterersättning.
Exempel:
Anna Andersson har en bock vid timlön med direktutbetald semesterersättning.
Linas Grönlunds har ingen bock alls och får då timlön med sparad semesterersättning.
Lisa Larsson har en bock vid månadslön men även en bock vid fast OB.
Observer att "Fast OB" måste beställas hos supporten för att bli ett valbart alternativ.
FAST OB
Fast OB genererar en till rad vid exporten till lönespecifikationen. Assistenten får således en rad med sina arbetade timmar och dessutom en rad
med samma antal arbetade timmar igen där löneprogrammet styr ersättningen för dessa.
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
Det är viktigt att veta att ingen information från dessa celler ( följer med över i exporten till löneprogrammet.lönebelopp, skattetabell, 30 % skatt)
Dessa är till för funktionen som är en tilläggsfunktion. Det är i löneprogrammet alla typer av hanteras, Aiai skickar bara tid.Kalkyl belopp
LÖNEARTER
Anna Andersson har en bock vid timlön med direktutbetald semesterersättning.
Linas Grönlunds har ingen bock alls och får då timlön med sparad semesterersättning.
Lisa Larsson har en bock vid månadslön men även en bock vid fast OB.
Observer att "Fast OB" måste beställas hos supporten för att bli ett valbart alternativ.
FAST OB
Fast OB genererar en till rad vid exporten till lönespecifikationen. Assistenten får således en rad med sina arbetade timmar och dessutom en rad
med samma antal arbetade timmar igen där löneprogrammet styr ersättningen för dessa.
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
Det är viktigt att veta att ingen information från dessa celler ( följer med över i exporten till löneprogrammet.lönebelopp, skattetabell, 30 % skatt)
Dessa är till för funktionen som är en tilläggsfunktion. Det är i löneprogrammet alla typer av hanteras, Aiai skickar bara tid.Kalkyl belopp
LÖNEARTER
Vi mappar de schematyper ni valt till de ni använder i ert löneprogram. Lönearter som hanterar olika tillägg, utlägg eller förmåner är ilönearter inte
ntressant i integrationen eftersom Aiai endast hanterar tid. Vi tillhandahåller en basmall för de vanligaste schematyperna där ni som kund kan fylla
i de löneartsnummer som är aktuella för just er. Det är viktigt att utröna vilka löneformer företaget har och att uppge korrekta lönearter till dessa
löneformer för att allt ska stämma sedan i exporten. Det är oftast skillnad på lönearterna för timavlönade som sparar sin semester-ersättning
jämfört med timavlönande som får sin semester utbetald direkt. Månadsavlönade har oftast också sina egna lönearter.
NYA KNAPPAR
När er löneintegration är produktionssatt finns den nya funktionen tillgänglig via knappar under sidan för . Ni finner dessa underTidrapport
rubriken " ". Klicka på valfri knapp för att spara ner en exportfil på datorn som sedan kan läsas in i löneprogrammet. Spara lönefiler
VAL AV KNAPPAR
Som standard finns två knappar:
"Spara lönedata för alla brukare/kunder"
"Spara lönedata för aktiv brukare/kund"
Om ni har många kunder och assistenter kan ni med fördel beställa knappen " ". KnappenSpara lönedata för alla brukare/kunder till din mail
innebär att den som är inloggad i Aiai och trycker på knappen får hela lönefilen till sin mail istället. Det går ofta lite snabbare att få ned filen till sin
mail än direkt till datorn om filen är tung.
SÄKERHET VID NEDLADDNING
Som standard går alla timmar i en tidrapport över i lönefilen. Ni kan även välja att filen endast ska skapas om:
Assistenten har godkänt
Brukaren har godkänt
Anordnaren har godkänt eller om
ntressant i integrationen eftersom Aiai endast hanterar tid. Vi tillhandahåller en basmall för de vanligaste schematyperna där ni som kund kan fylla
i de löneartsnummer som är aktuella för just er. Det är viktigt att utröna vilka löneformer företaget har och att uppge korrekta lönearter till dessa
löneformer för att allt ska stämma sedan i exporten. Det är oftast skillnad på lönearterna för timavlönade som sparar sin semester-ersättning
jämfört med timavlönande som får sin semester utbetald direkt. Månadsavlönade har oftast också sina egna lönearter.
NYA KNAPPAR
När er löneintegration är produktionssatt finns den nya funktionen tillgänglig via knappar under sidan för . Ni finner dessa underTidrapport
rubriken " ". Klicka på valfri knapp för att spara ner en exportfil på datorn som sedan kan läsas in i löneprogrammet. Spara lönefiler
VAL AV KNAPPAR
Som standard finns två knappar:
"Spara lönedata för alla brukare/kunder"
"Spara lönedata för aktiv brukare/kund"
Om ni har många kunder och assistenter kan ni med fördel beställa knappen " ". KnappenSpara lönedata för alla brukare/kunder till din mail
innebär att den som är inloggad i Aiai och trycker på knappen får hela lönefilen till sin mail istället. Det går ofta lite snabbare att få ned filen till sin
mail än direkt till datorn om filen är tung.
SÄKERHET VID NEDLADDNING
Som standard går alla timmar i en tidrapport över i lönefilen. Ni kan även välja att filen endast ska skapas om:
Assistenten har godkänt
Brukaren har godkänt
Anordnaren har godkänt eller om
1.
2.
3.
4.
Tidrapporten är låst
Vi rekommenderar att tidrapporten är låst för att lönefilen ska kunna skapas. Det är en säkerhetsåtgärd för att undvika att fil från en oavslutad
månad råkar laddas ned och hamna i löneprogrammet, med fel löneutbetalning som följd.
SÖKVÄG FÖR FILEN
Lönefilen som Aiai producerar lägger sig där din dator brukar spara nedladdade filer. Leta efter en mapp i datorn som heter nedladdningar,
hämtade filer eller liknande. Självklart kan ni under era inställningar i datorn styra vart filen ska landa någonstans, rådfråga din IT-ansvarige för
vidare information.
I ert löneprogram ska ni sedan hitta var ni importerar externa filer. Att hitta korrekt sökväg mellan lönefilen och importen är essentiellt annars
kommer inte inläsningen att fungera.
INFORMATIONSUTBYTE
Aiai och ert löneprogram utbyter inte automatiskt information. Systemen kommunicerar endast via
export/import. Det är därför mycket viktigt att ni i båda programmen säkerställer att information såsom
, och överensstämmer. Tänk på attpersonnummer brukarnummer anställningsnummer
personnummer måste läggas in i formatet YYMMDD-XXXX.
Aiai kan aldrig skicka brukarnummer eller anställningsnummer som börjar på siffran noll (0).
Undvik därför helt att börja brukarnummer eller anställningsnummer med en nolla i både löneprogram
och Aiai.
HUR RÄKNAS SEMESTER?
Vi kan skicka semester på följande fyra sätt:
I timmar.
I timmar/8.
Som kalenderdagar.
Som "style1" som betyder att ett pass i tidrapporten kan hållas ihop över ett dygnsbryt och endast generera en (1) semesterdag.
TEST OCH PROVPERIOD
När funktionen löneintegration är produktionssatt behöver den testas. Det är del av processen att ta fram testfall (olika schematyper) och se hur
dessa faller ut i löneintegrationen. Det kommer att behöva göras justeringar under testperioden.
Vi erbjuder en provperiod på 2 månader för att ni som kund ska kunna testa utfall med olika exempel och kunna återkomma till oss med
eventuella förändringar. Efter testperioden debiteras ni för ändringar i tjänsten enligt gällande timtaxa.
Vi rekommenderar att man testar mitt i månaden och inte bara vid skarp lönekörning. Det är enkelt att ordna genom att ta en säkerhetskopia av
senaste körningen i löneprogrammet, då kan man laborera med att läsa in lönefilen för att sedan återställa allt med säkerhetskopian igen.
Fråga er leverantör av löneprogrammet för tips och råd kring detta.
OBS!
I vissa löneprogram är det
inte möjligt att redigera
information som väl har
lagts in. Se därför till att du
följer instruktionerna till
vänster!
Förberedelse - semester
När ni beställer en integration kommer vi att fråga hur ni vill hantera och beräkna semestern. Förbered och tänk igenom hur ni vill att
resultatet ska falla ut.
Uppdateringar av löneintegration
Varje tisdag har vi en deadline för inkomna beställningar om förändringar som ska laddas upp till torsdagen i samma vecka. För större
förändringar och produktionssättning av en ny integration får man räkna med en ledtid på ca 1-2 veckor.
2.
3.
4.
Tidrapporten är låst
Vi rekommenderar att tidrapporten är låst för att lönefilen ska kunna skapas. Det är en säkerhetsåtgärd för att undvika att fil från en oavslutad
månad råkar laddas ned och hamna i löneprogrammet, med fel löneutbetalning som följd.
SÖKVÄG FÖR FILEN
Lönefilen som Aiai producerar lägger sig där din dator brukar spara nedladdade filer. Leta efter en mapp i datorn som heter nedladdningar,
hämtade filer eller liknande. Självklart kan ni under era inställningar i datorn styra vart filen ska landa någonstans, rådfråga din IT-ansvarige för
vidare information.
I ert löneprogram ska ni sedan hitta var ni importerar externa filer. Att hitta korrekt sökväg mellan lönefilen och importen är essentiellt annars
kommer inte inläsningen att fungera.
INFORMATIONSUTBYTE
Aiai och ert löneprogram utbyter inte automatiskt information. Systemen kommunicerar endast via
export/import. Det är därför mycket viktigt att ni i båda programmen säkerställer att information såsom
, och överensstämmer. Tänk på attpersonnummer brukarnummer anställningsnummer
personnummer måste läggas in i formatet YYMMDD-XXXX.
Aiai kan aldrig skicka brukarnummer eller anställningsnummer som börjar på siffran noll (0).
Undvik därför helt att börja brukarnummer eller anställningsnummer med en nolla i både löneprogram
och Aiai.
HUR RÄKNAS SEMESTER?
Vi kan skicka semester på följande fyra sätt:
I timmar.
I timmar/8.
Som kalenderdagar.
Som "style1" som betyder att ett pass i tidrapporten kan hållas ihop över ett dygnsbryt och endast generera en (1) semesterdag.
TEST OCH PROVPERIOD
När funktionen löneintegration är produktionssatt behöver den testas. Det är del av processen att ta fram testfall (olika schematyper) och se hur
dessa faller ut i löneintegrationen. Det kommer att behöva göras justeringar under testperioden.
Vi erbjuder en provperiod på 2 månader för att ni som kund ska kunna testa utfall med olika exempel och kunna återkomma till oss med
eventuella förändringar. Efter testperioden debiteras ni för ändringar i tjänsten enligt gällande timtaxa.
Vi rekommenderar att man testar mitt i månaden och inte bara vid skarp lönekörning. Det är enkelt att ordna genom att ta en säkerhetskopia av
senaste körningen i löneprogrammet, då kan man laborera med att läsa in lönefilen för att sedan återställa allt med säkerhetskopian igen.
Fråga er leverantör av löneprogrammet för tips och råd kring detta.
OBS!
I vissa löneprogram är det
inte möjligt att redigera
information som väl har
lagts in. Se därför till att du
följer instruktionerna till
vänster!
Förberedelse - semester
När ni beställer en integration kommer vi att fråga hur ni vill hantera och beräkna semestern. Förbered och tänk igenom hur ni vill att
resultatet ska falla ut.
Uppdateringar av löneintegration
Varje tisdag har vi en deadline för inkomna beställningar om förändringar som ska laddas upp till torsdagen i samma vecka. För större
förändringar och produktionssättning av en ny integration får man räkna med en ledtid på ca 1-2 veckor.
3
4
5
6
7
AIAI LÖNEINTEGRATION
KORT OM LÖNEINTEGRATION
Tjänsten Löneintegration är en tillvalstjänst för Aiai-kunder. I en integration mappas de schematyper
som företaget valt i Aiai mot de lönearter som finns i löneprogrammet. Förenklat innebär det att
anordnarens specifika tidrapportsdata kan plockas ut i en fil som är utformad för att kunna läsas in i
aktuellt lönesystem. Informationen ligger sedan till grund för den anställdes lön. Aiai är master för tid
och lönesystemet är master för pengar.
Löneintegration är ett eget uppdrag som med fördel påbörjas när man varit Aiai-användare någon
eller några månader. Uppdraget innebär att ansvarig från Kaustik tillsammans med
verksamhetsansvarig och löneansvarig från assistansanordnaren inleder med ett uppstartsmöte.
Därefter sker en mappning mellan schematyper i Aiai och lönearter i lönesystemet vilket resulterar i
en färdig specifikation. Utvecklingsavdelningen programmerar enligt specifikationen och därefter kan
funktionen produktionssättas och börja testas.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
KORT OM LÖNEINTEGRATION
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
BILAGOR
SCHEMATYPER
LÖNEFORMER
FAST OB
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
LÖNEARTER
NYA KNAPPAR
VAL AV KNAPPAR
SÄKERHET VID NEDLADDNING
SÖKVÄG FÖR FILEN
INFORMATIONSUTBYTE
HUR RÄKNAS SEMESTER?
TEST OCH PROVPERIOD
BILAGOR
Aiai schematypslista
SCHEMATYPER
Aiai har idag cirka 90 schematyper. En grunduppsättning schematyper ingår och därefter kan kunden alltid välja att lägga till eller ta bort
schematyper. Se hela listan till höger. Ring supporten innan löneintegrationen är på plats för att enklas anpassa uppsättningen av schematyper
utifrån era behov. Schematyperna är valbara för alla kunder och går ej att skräddasy eller byta namn på utifrån era behov.
Ni finner aktiva schematyper samt beskrivning av dessa under Behörighet till krävs för att vyn ska bliInställningar/Företag. Företagsinställningar
synlig.
KORT OM LÖNEINTEGRATION
Tjänsten Löneintegration är en tillvalstjänst för Aiai-kunder. I en integration mappas de schematyper
som företaget valt i Aiai mot de lönearter som finns i löneprogrammet. Förenklat innebär det att
anordnarens specifika tidrapportsdata kan plockas ut i en fil som är utformad för att kunna läsas in i
aktuellt lönesystem. Informationen ligger sedan till grund för den anställdes lön. Aiai är master för tid
och lönesystemet är master för pengar.
Löneintegration är ett eget uppdrag som med fördel påbörjas när man varit Aiai-användare någon
eller några månader. Uppdraget innebär att ansvarig från Kaustik tillsammans med
verksamhetsansvarig och löneansvarig från assistansanordnaren inleder med ett uppstartsmöte.
Därefter sker en mappning mellan schematyper i Aiai och lönearter i lönesystemet vilket resulterar i
en färdig specifikation. Utvecklingsavdelningen programmerar enligt specifikationen och därefter kan
funktionen produktionssättas och börja testas.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
KORT OM LÖNEINTEGRATION
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
BILAGOR
SCHEMATYPER
LÖNEFORMER
FAST OB
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
LÖNEARTER
NYA KNAPPAR
VAL AV KNAPPAR
SÄKERHET VID NEDLADDNING
SÖKVÄG FÖR FILEN
INFORMATIONSUTBYTE
HUR RÄKNAS SEMESTER?
TEST OCH PROVPERIOD
BILAGOR
Aiai schematypslista
SCHEMATYPER
Aiai har idag cirka 90 schematyper. En grunduppsättning schematyper ingår och därefter kan kunden alltid välja att lägga till eller ta bort
schematyper. Se hela listan till höger. Ring supporten innan löneintegrationen är på plats för att enklas anpassa uppsättningen av schematyper
utifrån era behov. Schematyperna är valbara för alla kunder och går ej att skräddasy eller byta namn på utifrån era behov.
Ni finner aktiva schematyper samt beskrivning av dessa under Behörighet till krävs för att vyn ska bliInställningar/Företag. Företagsinställningar
synlig.
Det är schematyperna som styr symbolerna på pass i schemat. Ni behöver fundera på vilken arbetsprocess ni har samt vilka schematyper som är
aktuella för att bäst avspegla det som sker på just er arbetsplats. Vårt säljteam hjälper er gärna med tios och råd kring detta för att ni ska få ut
maximalt av er schemaläggning i Aiai. Tänk på att inte koppla på fler schematyper än nödvändigt då det medför mer jobb och utgör en större risk
att fel schematyp väljs.
Ni ser era valda schematyper i " "-rutan i vänstermarginalen i .Ändra pass schemavyn
Schematyp, annan än ASSISTANS, markeras med svart etikett och förkortning av schematypen på passet. Endast en schematyp är möjlig per
pass.
I exemplet nedan ser ni tre dagar med SEMESTER och en med UTBILDNING.
aktuella för att bäst avspegla det som sker på just er arbetsplats. Vårt säljteam hjälper er gärna med tios och råd kring detta för att ni ska få ut
maximalt av er schemaläggning i Aiai. Tänk på att inte koppla på fler schematyper än nödvändigt då det medför mer jobb och utgör en större risk
att fel schematyp väljs.
Ni ser era valda schematyper i " "-rutan i vänstermarginalen i .Ändra pass schemavyn
Schematyp, annan än ASSISTANS, markeras med svart etikett och förkortning av schematypen på passet. Endast en schematyp är möjlig per
pass.
I exemplet nedan ser ni tre dagar med SEMESTER och en med UTBILDNING.
1.
2.
3.
I exemplet kan Aiai skicka tre semesterdagar alt. 24 timmar semester beroende på valda inställningar. Det skickas också 12 timmar till lönearten
som tar emot utbildning.
Vid sjukdom markeras passen med schematypen SJUK på de pass som assistenten skulle ha arbetat.
LÖNEFORMER
Under ställer ni in vilken en assistent ska ha hos en brukare. Inställningar/Lön löneform
Det finns tre löneformer att välja på;
Månadslön
Timlön med direktutbetald semesterersättning
Timlön med sparad semesterersättning
Två löneformer visas i systemet. Markeras ingen av dessa väljer systemet automatiskt det tredje alternativet - Timlön med sparad
semesterersättning.
2.
3.
I exemplet kan Aiai skicka tre semesterdagar alt. 24 timmar semester beroende på valda inställningar. Det skickas också 12 timmar till lönearten
som tar emot utbildning.
Vid sjukdom markeras passen med schematypen SJUK på de pass som assistenten skulle ha arbetat.
LÖNEFORMER
Under ställer ni in vilken en assistent ska ha hos en brukare. Inställningar/Lön löneform
Det finns tre löneformer att välja på;
Månadslön
Timlön med direktutbetald semesterersättning
Timlön med sparad semesterersättning
Två löneformer visas i systemet. Markeras ingen av dessa väljer systemet automatiskt det tredje alternativet - Timlön med sparad
semesterersättning.
Exempel:
Anna Andersson har en bock vid timlön med direktutbetald semesterersättning.
Linas Grönlunds har ingen bock alls och får då timlön med sparad semesterersättning.
Lisa Larsson har en bock vid månadslön men även en bock vid fast OB.
Observer att "Fast OB" måste beställas hos supporten för att bli ett valbart alternativ.
FAST OB
Fast OB genererar en till rad vid exporten till lönespecifikationen. Assistenten får således en rad med sina arbetade timmar och dessutom en rad
med samma antal arbetade timmar igen där löneprogrammet styr ersättningen för dessa.
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
Det är viktigt att veta att ingen information från dessa celler ( följer med över i exporten till löneprogrammet.lönebelopp, skattetabell, 30 % skatt)
Dessa är till för funktionen som är en tilläggsfunktion. Det är i löneprogrammet alla typer av hanteras, Aiai skickar bara tid.Kalkyl belopp
LÖNEARTER
Anna Andersson har en bock vid timlön med direktutbetald semesterersättning.
Linas Grönlunds har ingen bock alls och får då timlön med sparad semesterersättning.
Lisa Larsson har en bock vid månadslön men även en bock vid fast OB.
Observer att "Fast OB" måste beställas hos supporten för att bli ett valbart alternativ.
FAST OB
Fast OB genererar en till rad vid exporten till lönespecifikationen. Assistenten får således en rad med sina arbetade timmar och dessutom en rad
med samma antal arbetade timmar igen där löneprogrammet styr ersättningen för dessa.
LÖNEBELOPP, SKATTETABELL OCH 30% SKATT
Det är viktigt att veta att ingen information från dessa celler ( följer med över i exporten till löneprogrammet.lönebelopp, skattetabell, 30 % skatt)
Dessa är till för funktionen som är en tilläggsfunktion. Det är i löneprogrammet alla typer av hanteras, Aiai skickar bara tid.Kalkyl belopp
LÖNEARTER
Vi mappar de schematyper ni valt till de ni använder i ert löneprogram. Lönearter som hanterar olika tillägg, utlägg eller förmåner är ilönearter inte
ntressant i integrationen eftersom Aiai endast hanterar tid. Vi tillhandahåller en basmall för de vanligaste schematyperna där ni som kund kan fylla
i de löneartsnummer som är aktuella för just er. Det är viktigt att utröna vilka löneformer företaget har och att uppge korrekta lönearter till dessa
löneformer för att allt ska stämma sedan i exporten. Det är oftast skillnad på lönearterna för timavlönade som sparar sin semester-ersättning
jämfört med timavlönande som får sin semester utbetald direkt. Månadsavlönade har oftast också sina egna lönearter.
NYA KNAPPAR
När er löneintegration är produktionssatt finns den nya funktionen tillgänglig via knappar under sidan för . Ni finner dessa underTidrapport
rubriken " ". Klicka på valfri knapp för att spara ner en exportfil på datorn som sedan kan läsas in i löneprogrammet. Spara lönefiler
VAL AV KNAPPAR
Som standard finns två knappar:
"Spara lönedata för alla brukare/kunder"
"Spara lönedata för aktiv brukare/kund"
Om ni har många kunder och assistenter kan ni med fördel beställa knappen " ". KnappenSpara lönedata för alla brukare/kunder till din mail
innebär att den som är inloggad i Aiai och trycker på knappen får hela lönefilen till sin mail istället. Det går ofta lite snabbare att få ned filen till sin
mail än direkt till datorn om filen är tung.
SÄKERHET VID NEDLADDNING
Som standard går alla timmar i en tidrapport över i lönefilen. Ni kan även välja att filen endast ska skapas om:
Assistenten har godkänt
Brukaren har godkänt
Anordnaren har godkänt eller om
ntressant i integrationen eftersom Aiai endast hanterar tid. Vi tillhandahåller en basmall för de vanligaste schematyperna där ni som kund kan fylla
i de löneartsnummer som är aktuella för just er. Det är viktigt att utröna vilka löneformer företaget har och att uppge korrekta lönearter till dessa
löneformer för att allt ska stämma sedan i exporten. Det är oftast skillnad på lönearterna för timavlönade som sparar sin semester-ersättning
jämfört med timavlönande som får sin semester utbetald direkt. Månadsavlönade har oftast också sina egna lönearter.
NYA KNAPPAR
När er löneintegration är produktionssatt finns den nya funktionen tillgänglig via knappar under sidan för . Ni finner dessa underTidrapport
rubriken " ". Klicka på valfri knapp för att spara ner en exportfil på datorn som sedan kan läsas in i löneprogrammet. Spara lönefiler
VAL AV KNAPPAR
Som standard finns två knappar:
"Spara lönedata för alla brukare/kunder"
"Spara lönedata för aktiv brukare/kund"
Om ni har många kunder och assistenter kan ni med fördel beställa knappen " ". KnappenSpara lönedata för alla brukare/kunder till din mail
innebär att den som är inloggad i Aiai och trycker på knappen får hela lönefilen till sin mail istället. Det går ofta lite snabbare att få ned filen till sin
mail än direkt till datorn om filen är tung.
SÄKERHET VID NEDLADDNING
Som standard går alla timmar i en tidrapport över i lönefilen. Ni kan även välja att filen endast ska skapas om:
Assistenten har godkänt
Brukaren har godkänt
Anordnaren har godkänt eller om
1.
2.
3.
4.
Tidrapporten är låst
Vi rekommenderar att tidrapporten är låst för att lönefilen ska kunna skapas. Det är en säkerhetsåtgärd för att undvika att fil från en oavslutad
månad råkar laddas ned och hamna i löneprogrammet, med fel löneutbetalning som följd.
SÖKVÄG FÖR FILEN
Lönefilen som Aiai producerar lägger sig där din dator brukar spara nedladdade filer. Leta efter en mapp i datorn som heter nedladdningar,
hämtade filer eller liknande. Självklart kan ni under era inställningar i datorn styra vart filen ska landa någonstans, rådfråga din IT-ansvarige för
vidare information.
I ert löneprogram ska ni sedan hitta var ni importerar externa filer. Att hitta korrekt sökväg mellan lönefilen och importen är essentiellt annars
kommer inte inläsningen att fungera.
INFORMATIONSUTBYTE
Aiai och ert löneprogram utbyter inte automatiskt information. Systemen kommunicerar endast via
export/import. Det är därför mycket viktigt att ni i båda programmen säkerställer att information såsom
, och överensstämmer. Tänk på attpersonnummer brukarnummer anställningsnummer
personnummer måste läggas in i formatet YYMMDD-XXXX.
Aiai kan aldrig skicka brukarnummer eller anställningsnummer som börjar på siffran noll (0).
Undvik därför helt att börja brukarnummer eller anställningsnummer med en nolla i både löneprogram
och Aiai.
HUR RÄKNAS SEMESTER?
Vi kan skicka semester på följande fyra sätt:
I timmar.
I timmar/8.
Som kalenderdagar.
Som "style1" som betyder att ett pass i tidrapporten kan hållas ihop över ett dygnsbryt och endast generera en (1) semesterdag.
TEST OCH PROVPERIOD
När funktionen löneintegration är produktionssatt behöver den testas. Det är del av processen att ta fram testfall (olika schematyper) och se hur
dessa faller ut i löneintegrationen. Det kommer att behöva göras justeringar under testperioden.
Vi erbjuder en provperiod på 2 månader för att ni som kund ska kunna testa utfall med olika exempel och kunna återkomma till oss med
eventuella förändringar. Efter testperioden debiteras ni för ändringar i tjänsten enligt gällande timtaxa.
Vi rekommenderar att man testar mitt i månaden och inte bara vid skarp lönekörning. Det är enkelt att ordna genom att ta en säkerhetskopia av
senaste körningen i löneprogrammet, då kan man laborera med att läsa in lönefilen för att sedan återställa allt med säkerhetskopian igen.
Fråga er leverantör av löneprogrammet för tips och råd kring detta.
OBS!
I vissa löneprogram är det
inte möjligt att redigera
information som väl har
lagts in. Se därför till att du
följer instruktionerna till
vänster!
Förberedelse - semester
När ni beställer en integration kommer vi att fråga hur ni vill hantera och beräkna semestern. Förbered och tänk igenom hur ni vill att
resultatet ska falla ut.
Uppdateringar av löneintegration
Varje tisdag har vi en deadline för inkomna beställningar om förändringar som ska laddas upp till torsdagen i samma vecka. För större
förändringar och produktionssättning av en ny integration får man räkna med en ledtid på ca 1-2 veckor.
2.
3.
4.
Tidrapporten är låst
Vi rekommenderar att tidrapporten är låst för att lönefilen ska kunna skapas. Det är en säkerhetsåtgärd för att undvika att fil från en oavslutad
månad råkar laddas ned och hamna i löneprogrammet, med fel löneutbetalning som följd.
SÖKVÄG FÖR FILEN
Lönefilen som Aiai producerar lägger sig där din dator brukar spara nedladdade filer. Leta efter en mapp i datorn som heter nedladdningar,
hämtade filer eller liknande. Självklart kan ni under era inställningar i datorn styra vart filen ska landa någonstans, rådfråga din IT-ansvarige för
vidare information.
I ert löneprogram ska ni sedan hitta var ni importerar externa filer. Att hitta korrekt sökväg mellan lönefilen och importen är essentiellt annars
kommer inte inläsningen att fungera.
INFORMATIONSUTBYTE
Aiai och ert löneprogram utbyter inte automatiskt information. Systemen kommunicerar endast via
export/import. Det är därför mycket viktigt att ni i båda programmen säkerställer att information såsom
, och överensstämmer. Tänk på attpersonnummer brukarnummer anställningsnummer
personnummer måste läggas in i formatet YYMMDD-XXXX.
Aiai kan aldrig skicka brukarnummer eller anställningsnummer som börjar på siffran noll (0).
Undvik därför helt att börja brukarnummer eller anställningsnummer med en nolla i både löneprogram
och Aiai.
HUR RÄKNAS SEMESTER?
Vi kan skicka semester på följande fyra sätt:
I timmar.
I timmar/8.
Som kalenderdagar.
Som "style1" som betyder att ett pass i tidrapporten kan hållas ihop över ett dygnsbryt och endast generera en (1) semesterdag.
TEST OCH PROVPERIOD
När funktionen löneintegration är produktionssatt behöver den testas. Det är del av processen att ta fram testfall (olika schematyper) och se hur
dessa faller ut i löneintegrationen. Det kommer att behöva göras justeringar under testperioden.
Vi erbjuder en provperiod på 2 månader för att ni som kund ska kunna testa utfall med olika exempel och kunna återkomma till oss med
eventuella förändringar. Efter testperioden debiteras ni för ändringar i tjänsten enligt gällande timtaxa.
Vi rekommenderar att man testar mitt i månaden och inte bara vid skarp lönekörning. Det är enkelt att ordna genom att ta en säkerhetskopia av
senaste körningen i löneprogrammet, då kan man laborera med att läsa in lönefilen för att sedan återställa allt med säkerhetskopian igen.
Fråga er leverantör av löneprogrammet för tips och råd kring detta.
OBS!
I vissa löneprogram är det
inte möjligt att redigera
information som väl har
lagts in. Se därför till att du
följer instruktionerna till
vänster!
Förberedelse - semester
När ni beställer en integration kommer vi att fråga hur ni vill hantera och beräkna semestern. Förbered och tänk igenom hur ni vill att
resultatet ska falla ut.
Uppdateringar av löneintegration
Varje tisdag har vi en deadline för inkomna beställningar om förändringar som ska laddas upp till torsdagen i samma vecka. För större
förändringar och produktionssättning av en ny integration får man räkna med en ledtid på ca 1-2 veckor.