INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Skapa ärende
Behörig användare når Aiai Ärendehantering från alla delar av Aiai. För att komma åt Aiai Ärendehantering väljer du ikonen för Ärenden (ruta med en bock ifylld) i övre högra hörnet. Där finner du även symbolen för notifieringar i form av en klocka.
Tillsammans med ikonen visas en siffra som anger hur många öppna ärenden du har.
För att skapa ett nytt ärende klickar du på "Skapa nytt ärende" i huvudmenyn.
Du får då upp modalen för att skapa ärende. Här fyller du i fälten för ärendet.
Förklaring formulär
Nedan kan du se förklaring på vad de olika fälten för ett ärende innebär.
| Fält på formuläret | Förklaring |
|---|---|
| Rubrik | Här anger du passande rubrik för ärendet. Obligatoriskt fält. |
| Beskrivning | Plats för beskrivande text om ärendet. |
| Färdigdatum | Det datum du vill ange som färdigdatum. Notifiering kommer att skickas. Obligatoriskt fält. |
| Påminnelsedatum | Det datum du vill bli påmind om ärendet. Notifiering kommer att skickas. |
| Status | Ett ärende kan antingen vara öppet eller stängt. Obligatoriskt fält. |
| Kategori | Ett ärende behöver ha en kategori. Obligatoriskt fält. Se mer om kategorier här. Läs mer om begrepp här. |
| Ansvarig | Ett ärende kan ha en ansvarig person. Det kan vara en administratör eller medarbetsledare som har behörighet till ärendehanteringen. Det behöver inte vara den person som skapar ärendet. Läs mer om begrepp här. |
| Intressent | Ett ärende kan ha en eller flera intressenter. Det kan vara administratörer eller medarbetsledare som har behörighet till ärendehanteringen. Läs mer om begrepp här. |
| Gällande | Ett ärende kan gälla en viss person. Det kan vara en eller flera brukare och/eller en eller flera assistenter. Läs mer om begrepp här. |
| Prioriteratärende | Det finns möjlighet att markera ett ärende som prioriterat. Ett utropstecken visas innan rubriken för att du lätt ska se. Du kan sortera och söka på prioriterade ärenden i sökfunktionen. |
| Synligt för andra | Om du önskar att ärendet ska vara tillgänglig för samtliga personer som har tillgång till ärendehanteringen ska detta val bockas i. |
| Dokument | Det går att lägga till ett eller flera dokument till ett ärende. |
| Spara | För att spara ett ärende klickar du på knappen Spara. |
| Rensa | För att rensa formuläret klickar du på knappen Rensa. |
När du är nöjd med ditt ärende klickar du på Spara. Ditt ärende kommer då skapas. Du får då upp en dialogruta som meddelar att ärendet är skapat. Du kan härifrån gå direkt till det nya ärendet eller välja att stänga rutan.
Hantera ärenden
Genom att klicka på "Gå till det nya ärendet" skickas du vidare till ärendet. Du kan även hitta ärendet i efterhand via Huvudmenyn > Mina ärenden.
På sidan för det skapade ärendet finns det möjlighet att ändra det befintliga ärendet, lägga till kommentarer, samt via och dölja händelseloggen för ärendet.
Skriva kommentarer
Under arbetet med ett ärende kommer ärendet att uppdateras vid ett antal tillfällen.
Löpande uppdateringar görs genom att skriva kommentarer. I Visa ärende-vyn listas alla skrivna kommentarer tillsammans med information om författare samt datum och tid då kommentaren skrivits.
Kommentarerna listas i tidsordning, med den senaste längst ner.
Då sidan laddas visas de fem senaste kommentarerna. Vill du se hela konversationen finns en "Visa alla kommentarer"-knapp.
Det är möjligt att redigera en kommentar som du själv har skrivit. Kommentaren märks därefter med "editerad + datum". Som användare med tillgång till ett ärende kan du ta bort kommentarer som du själv skrivit. Som användare med behörigheten "Se alla ärenden" kan du också ta bort andra användares kommentarer.
Statuskommentar
Processen för ett ärende kan se olika ut och Aiai Ärendehantering stöder detta genom fältet "Statuskommentarer". Detta fält är tänkt att användas för att beskriva vilken status ärendet har vid en given tidpunkt. Vid kommentarsfältet finns en checkbox som avgör om det är en vanlig kommentar eller en statuskommentar som skrivs. Om checkboxen kryssas i visas ett enradigt textfält.
Det är helt fritt att formulera statuskommentaren men det är fördel att ha den relativt kort då det gör den lättare att söka på samt ger en bra överblick i listvyn.
Statuskommentarer visas med en annan bakgrundsfärg.
Exempel på statuskommentarer
- Pågående
- Väntar info internt
- Väntar info externt
- Kontakta kund
- Avvaktar
- Brådskande
- Vilande
m.fl.
Statuskommentarer går inte att ta bort eller redigera.
Händelselogg
Händelseloggen visar alla händelser för ett ärende. Knappen Visa/dölj händelselogg ger möjlighet att visa eller dölja händelseloggen.
Om du väljer att visa händelseloggen kommer du att se namn på den som utfört ändringen, datum och vilken aktivitet som är utförd på ärendet. Detta ger en bra historik och kontroll över händelser i ett ärende.
Följande händelser registreras i loggen:
- Skapandet av ärendet
- Ändringar av data i ärendet
- Borttagna kommentarer
- Uppladdade filer
- Borttagna filer
- Ändringar av status