INNEHÅLLSFÖRTECKNING



Behörighet för att godkänna tidrapport som Administratör

För att ha möjligheten att godkänna tidrapport som Administratör i systemet, krävs att du har behörigheten 

"Godkänna tidrapport som företag". 




Godkänna tidrapport


För att tidrapporten ska kunna signeras med BankID, behöver du aktivera "Skicka tidrapporter digitalt till FK" på brukaren.


  • Gå till Användare > Brukare> sök upp Brukare
    • Gå till Behörigheter/Inställningar > se till att "Skicka tidrapporter digitalt till FK" är ibockad.


   

 

Godkänn och signera tidrapport som Företag/Anordnare (ANO)


Till tidrapporten kommer du genom att klicka på fliken Tidrapport i huvudmenyn. 

Alla tider som finns i schemat förs automatiskt över till tidrapporten.


Anordnaren (ANO) kan godkänna först efter det att assistenten (ASS) har godkänt. 

Som anordnare kan du godkänna en eller flera assistenter samtidigt. 

De assistenter som inte har godkänt sin tidrapport den 1:a i varje månad får en automatisk påminnelse via mejl,

sms och/eller framsida enligt de meddelandeinställningar som är gjorda.

Knappen för godkännande av brukare (BRU) har endast en attest-funktion och behöver inte grönmarkeras.


1. Välj Tidrapport i huvudmenyn, se till att du står på rätt månad, gå annars till

aktuell månad genom att klicka på Föregående alternativt Nästa eller välj år och

månad i rullisten.


2. Klicka på en assistents namn (eller på plustecknet bredvid) för att se den

fullständiga tidrapporten.


3. Om du som anordnare behöver göra en ändring i tidrapporten när assistenten

redan har godkänt, klickar du på den röda knappen Ta bort godkännande (alla godkännanden

försvinner då) och rapporten öppnas upp för ändringar.

Detta går att göra genom att markera flera rapporter i öppen vy eller expandera en

assistents rapport. I den expanderade vyn anger du en motivering till varför

godkännandet är borttaget. Assistenten får då ett meddelande om att rapporten inte

är godkänd och att den måste godkännas på nytt. Tidrapporten låses upp i samband

med att meddelandet skickas till assistenten.


4. När alla rapporter ser korrekta ut ska de godkännas och signeras av anordnaren.

Klicka på Markera alla, alternativt bocka för de tidrapporter du vill godkänna. 

Klicka därefter på knappen "Godkänn och signera markerade tidrapporter som Företag".





Status för inskickade tidrapporter



Det kuvert som syns när en assistent signerat sin tidrapport med BankID indikerar att

det skapats en digital fil som kan skickas till Försäkringskassan. Denna brevikon kan

ha fyra olika status;


GRÅ = innebär att det skapats en digital fil som ligger sparad tillsammans med

assistentens signatur.

GUL = innebär att filen är signerad av både assistent och anordnare och ligger

temporärt i Aiais interna kö i väntan på att skickas till Försäkringskassan.


GRÖN = innebär att filen nu är skickad och mottagen av Försäkringskassans IT-

system.


RÖD = innebär att filen är skickad till Försäkringskassan men att de inte har kunnat

ta emot den. I dessa fall behöver man kontakta en handläggare på

Försäkringskassan för mer information.

Om Försäkringskassan då uppmanar dig att skicka tidrapporten på nytt måste du

först ta bort Anordnar-signeringen. Detta gör du genom att markera vald assistents

tidrapport och därefter trycka på Godkänn/signera. I fönstret visas information om att

filen redan skickats och att man kan ta bort anordnar-signaturen.




Neka och ändra i redan inskickad tidrapport

 

  1. Markera personen vars tidrapport du vill ändra/ta bort genom att bocka i rutan framför namnet. Välj sen "Ta bort godkännanden"
  2. Uppdatera schemat och därefter behöver assistenten godkänna på nytt.



Om man ändrar tid som avser Försäkringskassan i schemat eller tidrapporten, ska detta redovisas till Försäkringskassan. Assistenten kommer då att bli ombedd att göra en ny signatur med BankID. 

Den första filen som redan skickats finns kvar hos Försäkringskassan tills dess att anordnaren signerat/skickat tidrapporten dit på nytt samt postat en ny räkning till inläsningscentralen.


Om man ändrar tid som inte avser Försäkringskassan i schemat eller tidrapporten, kommer det inte krävas en ny BankID-signering, utan det kommer att räcka med ett enkelt godkännande.




Undantas från BankID-signering


Om en medarbetare saknar BankID behöver tidrapporten skickas in manuellt. Då behöver ni även markera rutan "Undantas från BankID-signering" vilket ni gör under aktuell medarbetares profil Användare>Personal