Manual ledighetsansökan
I Aiai har vi utvecklat funktion för våra kunder att hantera och hålla reda på olika typer av ledighetsansökningar.
För att aktivera funktionen går användare med behörighet till Inställningar → Företag → Behörigheter/Inställningar, välj “Ändra” och bocka i “Tillgång till ledighetsansökan”. När detta är gjort kan all personal nå funktionen för ledighetsansökan under fliken “Kommunikation” → “Ledighetsansökan”. Funktionen öppnas i en ny flik i webbläsaren.
Ledighetsansökan medarbetare
I egenskap av medarbetare kan du här lägga till och ändra befintliga ledighetsansökningar som gäller dig själv.
Du skapar en ny ledighetsansökan genom att klicka på “plus”-ikonen längst upp till vänster, “Ny frånvaroansökan”, för att öppna dialogen för ansökan.
Fyll i datum och tid för när din ledighetsansökan gäller.
I dropdown för “Typ av frånvaro” väljer du den frånvarotyp som passar din ansökan bäst. Det går inte att spara ansökan om ingen frånvarotyp är vald.
Under “mottagare” väljer du den administratör som är ansvarig för att behandla din ledighetsansökan. Det går inte att spara ansökan om ingen mottagare är vald.
Om du önskar lägga till mer information till din ansökan gör du det i fritextfältet “Övrig information”
När du klickar på “Spara” skickas ett mail till den administratör du angett i “Mottagare”, så att denne kan behandla din ansökan.
Du kommer nu att se din ansökan sparad i kalendern. Frågetecknet markerar status på ansökan, “Väntar på godkännande”. När administratören hanterat din ansökan kommer du att aviseras om detta via mail. En godkänd ansökan markeras med en bock, medan en nekad ansökan får ett kryss.
Om du vill ändra eller ta bort en ledighetsansökan klickar du på din ansökan i kalendern, för att öppna dialogen igen. Gör de ändringar du önskar, och klicka på “Spara” igen.
Som assistent ser du bara dina egna ledighetsansökningar, som administratör ser du alla medarbetares ansökningar.
Hantera ledighetsansökan
I egenskap av administratör kan du hantera ledighetsansökningar för såväl dig själv som för andra medarbetare. När en medarbetare lägger till eller ändrar en ledighetsansökan och anger dig som ansvarig, får du ett mail för att uppmärksamma dig på detta. För att hantera nya eller förändrade ledighetsansökningar loggar du in i Aiai och går till “Kommunikation” → “Ledighetsansökan”, där du kan godkänna, avslå eller ändra medarbetarens ledighetsansökan. När du genomfört en åtgärd kring en medarbetares ledighetsansökan kommer denne att aviseras via e-post.
För att hantera en medarbetares ledighetsansökan letar du upp den i kalendern och klickar på den för att öppna dialogen. Du kan här välja att klicka på “Godkänn” eller “Neka” varpå statusändringen automatiskt sparas och medarbetaren som ansökan gäller får ett mail för att avisera att ansökan är behandlad. Det är även möjligt att ändra den befintliga ansökan utan att godkänna eller neka. När du är klar klickar du på “Spara” varpå medarbetaren som ansökan gäller får ett mail för att avisera detta.
Skapa och anpassa frånvarotyper
Som administratör är det möjligt att lägga till, ändra och ta bort de frånvarotyper som medarbetarna kan välja för sina ledighetsansökningar. Detta görs under kugghjulsikonen “Hantera frånvarotyper”.
Det går att lägga till valfritt antal frånvarotyper såsom t.ex. semester, tjänstledighet, föräldraledighet etc, samt ge respektive frånvarotyp valfri färg, vilken återspeglas i kalendervyn för ledighetsansökan.
Klicka på “Lägg till”.
Skriv in önskat namn för frånvarotypen och välj en färg för den genom att klicka på den röda cirkeln.
Klicka på “diskett”-ikonen för att spara frånvarotypen.
Om du tar bort en frånvarotyp som finns på redan existerande ledighetsansökningar kommer dessa att markeras med “Borttagen frånvarotyp”.
Observera att ledighetsansökningar för medarbetare inte återspeglas eller visas i gällande schema, syftet med funktionen för ledighetsansökan är främst att leverera en separat funktion för er verksamhet att på ett enklare och mera överskådligt sätt kunna hålla reda på, hantera och kommunicera ledighetsansökningar.