Den första Januari 2019 trädde en ny lag i kraft, den innebär att det traditionella karensavdraget i många fall inte längre är giltigt. I lagen om sjuklön föreslås avdraget uppgå till 20 procent av en genomsnittlig veckoersättning i form av sjuklön. I systemet finns stöd för karensberäkning vid exportering av lönedata.

Historik över exporterna går även att se i rapporten Karensberäkning.



Viktiga inställningar

De parametrar som är viktiga för er att ställa in i systemet är följande:


1) Att ni skriver in tjänstgöringsgrad under begränsningsperiod på varje assistent. Detta görs under rubriken Begränsningsperioder på användarens profilsida under fliken Användare, eller via Rapporter - Begränsningsperioder.

2) Att ni bockar i om personen följer ett schema eller inte. Detta görs under rubriken "Anställning" på användarens profilsida under rubriken Användare.


Inställningarna ovan påverkar följande: 


1) Tjänstgöringsgrad: för att en person ska få detta val krävs att du fyller i Schemalagd arbetstid på användarens profilsida under rubriken Anställning och rutan Schemalagd arbetstid. Du måste också fylla i tjänstgöringsgrad under Begränsningsperiod för personen. Beroende på vilken tjänstgöringsgrad man fyller i på personen så beräknas karensavdraget enligt det. Har man 0% i tjänstgöringsgrad kommer systemet inte att använda tjänstgöringsgrad som beräkning utan går då till ett annat alternativ för beräkning (Fast karens eller representativ period).

Utöver tjänstgöringsgrad behöver assistenten ett heltidsarbetsmått över 0 timmar/vecka angivet, detta lägger ni in under Anställning på assistentens profilsida.

2) Fast karens: för att en person ska få detta val krävs att personen inte har någon tjänstgöringsgrad (0%) och att personen heller inte har någon schemalagd arbetstid (alltså ingen bock på användarens profilsida under rubriken Anställning och rutan Schemalagd arbetstid). Beräkningen innebär då alltid att personen får max 8 timmar i karens eller passets längd. Precis de regler som gällde innan 1 jan -19. Denna beräkning appliceras på sk. "timmisar".

3) Representativ period: för att få detta alternativ kan personen ha tjänstgöringsgrad ifyllt och man kan då, om situationen kräver, välja representativ period ibland även om personen har tjänstgöringsgrad. Annars får man detta som alternativ för karensavdragsberäkningen om man har 0 (noll) i tjänstgöringsgrad på begränsningsperioden MEN har schemalagd arbetstid.
Situationen är alltså att personen har en schemalagd arbetstid som är så varierande att den är svår att beräkna tjänstgöringsgrad på, varvid en representativ period istället används för att få fram ett rättvisande genomsnitt över tid av personens arbetsförhållanden.

Om ni ställer in parametrarna rätt så bör ni få ett bra resultat från Aiai.

Det kan säkert uppstå undantagsfall och då rekommenderar vi alltid att ni först kontaktar er arbetsgivarorganisation för att säkerställa hur det ska hanteras och sedan tar vi tacksamt emot information som eventuellt kan resultera i att vi programmerar om någonting.


Modalen för karens


Nedan modal kommer upp när ni tar ner en lönefil.

Personer som har sjukdom under perioden listas och här måste man klicka i (om man inte redan har fyllt i tjänstgöringsgrad på personens begränsningsperiod för då är "tjänstgöringsgrad" förvald) vilken karensavdragsberäkning man vill använda sig av på personen för gällande lönekörning.



Fast karens


Är som standard 8 timmar eller ett pass (vilket som är kortast) Dvs. är passet under 8 timmar tar den passets tid.


Fast karens finns endast tillgängligt för assistenter som ej arbetar schemalagt. Detta ställs in under Anställning på assistentens profilsida.

Karensavdraget kan inte överskrida 8 timmar för de flesta kollektivavtal.


Avtalad karens (Tjänstgöringsgrad)


Det tjänstgöringsgradsbaserade karensavdraget används på de assistenter som har tjänstgöringsgrad över 0% inlagd på personens begränsningsperiod. Begränsningsperioden måste vara aktiv under insjuknandet. Utöver tjänstgöringsgrad behöver assistenten ett heltidsarbetsmått över 0 timmar/vecka angivet, detta lägger ni in under Anställning på assistentens profilsida.


När dessa saker är konfigurerade finns tjänstgöringsgradsbaserat karensavdrag tillgängligt som alternativ i modalen ni får upp när ni tar ner lönefilen.


Karensavdraget kan inte överskrida 8 timmar för de flesta kollektivavtal (vissa anhörigavtal tillåter upp till max 9,6).


Hur räknas karensen ut?


Till exempel om en assistent har 50% tjänstgöringsgrad och ett heltidsarbetsmått på 40 timmar/vecka, så kommer karensavdraget att vara 4 timmar. (50% av 40 timmar är 20 timmar, 20/5 (5 arbetsdagar) = 4 timmar. )


Representativ karens (Ingen tjänstgöringsgrad)


Representativ karens innebär att man kollar på assistentens schema ett antal veckor tillbaka i tiden från det datum filen tas ner, eller det ni själva ställer in när ni laddar ner lönefilen. Från dessa veckor räknar systemet ut ett medelvärde av arbetad tid per vecka. Den räknar enbart in pass som går mot ordinarie arbetstid (tjänstgöringsgradsgrundande). Efter detta tar systemet 20% av det uträknade medelvärdet och använder som karensavdrag.


Antalet veckor anges när ni tar ner lönefilen från systemet. Det går även att sätta en egen företagsstandard för hur många veckor tillbaka den ska gå, detta görs under Inställningar > Företag. 


Representativ karens finns endast tillgängligt för assistenter som arbetar schemalagt. Detta ställs in under Anställning på assistentens profilsida.


Karensavdraget kan inte överskrida 8 timmar för de flesta kollektivavtal (vissa anhörigavtal tillåter upp till max 9,6).

Hur räknas karensen ut? 


Exempel: Om en anställd arbetat 36 timmar vecka 1, 42 timmar vecka 2, 23 timmar vecka 3 och 15 timmar vecka 4 och du som löneadministratör anger 4 veckor som representativ period i modalen för karens kommer systemet räkna ut att medelvärdet blir 29 timmar per vecka. Karensavdraget blir 20% av 29 timmar, vilket är 5,8 timmar. Karensavdraget för den anställda blir i detta fall 5,8 timmar.


Rapporten karensberäkning


Under fliken Rapporter kan du hitta rapporten Karensberäkning. Karensberäkningsrapporten fungerar ungefär som en logg. När ni har tagit ner en lönedatafil där ni har gjort karensinställningar kommer dessa inställningar dyka upp som en .CSV-fil i rapporten för karensberäkning. Denna .CSV-fil kan ni sedan ladda ner.


I namnet syns klockslag för när lönefil laddats ner följt av datum samt vem som har gjort exporten av filen. 


Högst upp på rapporten finns även ett sökfält som ni kan använda som hjälp för att söka upp en specifik fil.