INNEHÅLLSFÖRTECKNING


Åtkomst till att hantera grundschema

För att skapa ett grundschema krävs att du har åtkomst till en brukare och att du har behörighet att ändra i schemat. Detta administreras av de administratörer som finns registrerade i företaget. Har du frågor kring dina behörigheter är det till din arbetsgivare du ska vända dig. 


Funktionen Grundschema hittar du under rubriken Schema i inloggat läge i Aiai. I listan till vänster väljer du Grundschema. 


Lista sparade

Du kommer först till en lista över de grundscheman som finns sparade för brukaren och tillhörande assistenter. Här kan du kontrollera schema, redigera, klistra in och ta bort grundscheman. 


Om det står att ett grundschema inte är godkänt kan det bero på att ingen kontroll utförts eller att kontroll har utförts men att schemakontrollen reagerar på någon assistent som är schemalagd i grundschemat.


Om du klickar på knappen "Kontrollera" kommer grundschemat antingen gå igenom kontrollen eller inte. 


Går grundschemat igenom kontrollen kommer det stå "Godkänt". Går grundschemat inte igenom kontrollen kan det vara någonting den reagerar på (exempelvis att en assistent är schemalagd för många timmar eller att grundschemat bryter mot dygnsvilan för assistenten). 


Schemakontrollera grundschema!
Du kan, genom att klicka dig in i grundschemat och välja "Kör schemakontroll" se vilken assistent schemakontrollen reagerar på och varför. Det ser du längst ner under schemat efter att du kört kontrollen. 

Mer om schemakontrollen i grundschemat kan du läsa här


För att skapa ett nytt grundschema klickar du på Skapa nytt i menyn till vänster. 




Skapa grundschema

När du klickat på Skapa nytt kommer du till vyn för att skapa ett nytt grundschema. Här kan du börja med att ange antalet rullande veckor grundschemat ska vara på, samt ett schemanamn (t ex Gällande VT-24), så ni enkelt vet vilket grundschema det är och när det har använts. 


Antal veckor behöver stämma med schemalagda veckor
Det är viktigt att antal veckor i rullisten matchar det ni faktiskt schemalägger i grundschemat. När ni sedan klistrar in grundschemat i gällande schemat kommer det annars bli tomma veckor.



Det är enkelt att skapa ett nytt schema från ett befintligt. Skriv in ett nytt namn i fältet för Schemanamn och välj knappen "Spara som ny".


Skapa pass

När du gjort grundläggande inställningar är det dags att börja skapa pass. För att skapa pass klickar du helt enkelt på den dag du vill att passet ska starta och anger start- och sluttid på passet. Du kan även välja eventuell schematyp och vem som ska vara bemannad på passet.


Tips gällande start- och sluttid!
Ska du skapa många pass som är samma start- och sluttid kan du ställa in standardinställningar för nya pass under fliken Inställningar > Schema



Koppling mellan assistent och brukare!
Dyker det inte upp någon assistent i listan behöver du koppla assistenter till brukaren. Mer om hur du går tillväga för att lägga till kopplingar kan du läsa här



Ändra flera pass samtidigt i grundschema

För att ändra pass i schemat måste du först markera det/dem. Det gör du genom att klicka på passet som ska redigeras.


Önskar du ändra på flera pass samtidigt gör du följande:

alternativ 1: Håll inne CTRL (PC) eller CMD (Mac) när du klickar på passen


alternativ 2: Aktivera multiredigering i menyn längst ner på sidan. Kicka sedan på de pass du vill markera. För att avmarkera ett pass klickar du på det igen. 


Önskar du markera en hel vecka gör du följande:

alternativ 1: Klicka på kolumnen där du ser veckonumret. Då markeras alla pass som börjar den veckan.


Pass som slutar midnatt

När du skapar ett pass som slutar midnatt tänk på att du måste välja slutdag som dagen därpå. Detta eftersom dygnet bryts midnatt och går över till nästa dag. 


Vi rekommenderar att pass som slutar midnatt fylls i enligt följande:

00:00 (du kommer behöva välja nästa dag som slutdag när du fyller i 00:00 som sluttid)


Skriver du enbart in "24" i sluttiden (utan ":00" på slutet) på ett pass kommer passet få fel slutdag och kommer då behöva justeras manuellt.


Så här anger man för att skapa ett pass som börjar kl 10.00 och pågår fram till midnatt samma dag. 
Obs att man behöver ange dag: 2 under Slutar.



Om man försöker spara ett pass med nedan dagar och tider kommer Aiai att ge felmeddelande.



Pass som går över dygn sista dagen i grundschemat

Vi rekommenderar att pass som skapas i grundschemat på den sista dagen avslutas midnatt.


Om det är tänkt att det sista passet i grundschemat ska gå över till dag 1 i grundschemat när detta klistras in i det gällande schemat, sätt då sluttiden till 00 på det sista passet, och lägg in resterande timmar av passet på dag 1 i grundschemat som exemplet nedan. 


Där kan du se att passet börjar dag 7 för Laleh klockan 22:00, och slutar klockan 07:00 dag 1. 


Detta gör du genom att ställa in att passet börjar dag 7 klockan 22:00 och slutar dag 8 klockan 00:00. 

Du skapar sedan ett pass dag 1 som börjar klockan 00:00 och slutar 07:00 samma dag.



Klistra in grundschema!
När grundschemat är färdigt kan du klistra in detta i det gällande schemat. Mer om att klistra in grundschema i gällande schemat kan du läsa mer om här.


Kopiera pass

Det finns flera sätt att kopiera pass i grundschemat;


Dels kan man använda sig av "Drag'n drop-kopiera".

Då markerar du ett pass, flera pass eller hela veckor, håller nere "ctrl"(PC) - eller "option+cmd" (MAC) -tangenten och klickar i det markerade området och drar passen till dag där de ska vara och släpper. 


Du kan även använda funktionen Kopiera:
Markera ett pass, flera pass eller hela veckor. Klicka på knappen Kopiera och välj vilken dag du vill kopiera in passet på.



Kom ihåg att Spara själva grundschemat med jämna mellanrum så du inte förlorar det jobb du gjort om du t ex skulle tappa din internetuppkoppling.


Skapa grundschema från befintligt schema

Det finns möjlighet att skapa ett grundschema från ett gällande schema. 

För att göra detta kollar du först upp i det gällande schemat vilken period det är du vill göra till ett grundschema. 


Gå sedan till fliken Grundschema > Skapa från befintligt schema.


Börja med att välja ett namn på grundschemat och skriv sedan in den period du önskar skapa ett grundschema utav. Klicka sedan på "Skapa grundschema".


Du kommer nu kunna hitta grundschemat under Grundschema > Lista sparade.


Tabell över antal veckor och dagar i en månad