Denna sida är enbart synlig för administratörer i systemet


På en användares profilsida finns möjlighet att administrera och hantera inställningar och information som rör användaren. 


För att redigera information klickar du på Ändra uppe i högra hörnet på aktuell ruta.


INNEHÅLLSFÖRTECKNING


Kontaktuppgifter


Överst på respektive profilsida finns den anställdes personuppgifter och porträtt. Enbart den anställde kan själv ladda upp och korrigera porträtt. Det gör hen under sin egen profil Mina Inställningar som ligger uppe i högerkant.

 


Porträttbilden är synlig i schemat och under fliken Kommunikation > Adressbok. 


Kontaktuppgifter kan den anställde själv ändra från sitt eget konto, men de går även att uppdatera här.


Genom att trycka på funktionsknappen Ändra i högra hörnet ges du möjlighet att ändra och/eller komplettera personuppgifter.


Snabbgenvägar

På varje profilsida finns en lista med snabbgenvägar. De hittar du till vänster precis nedanför användarens personuppgifter. Nedan går vi igenom vad de olika rubrikerna under snabbgenvägarna innebär.


Snabbgenvägarna öppnar du genom att klicka på respektive rubrik i listan.



Samlat schema

Här kommer du direkt till assistentens samlade schema där du kan se en assistents pass hos samtliga brukare som denna är kopplad till.


Denna funktion behöver vara aktiverad på företaget, så kontakta support om du vill ha den påkopplad.


Brukare

Det ges möjlighet att direkt från respektive profilsida komma till sidan som visar brukare kopplade till aktuell assistent.



Observera att detta enbart gäller för kopplingar mellan assistenter och brukare.

Genom att klicka på funktionsknappen "Ändra" får du möjlighet att ta bort en koppling, redigera anställningsnummer, byta färg i schemat, lägga in tjänstgöringsgrad med mera.


Genom att klicka på knappen Lägg till koppling får du möjlighet att koppla en assistent till en brukare. 

Det är grundläggande för att kunna schemalägga och tidredovisa i systemet. Nedan ser du vilka alternativ som dyker upp när du klickar på den knappen.



Brukare: Här söker du upp den brukare du vill koppla assistenten till.

Färg: Här kan du välja en färg assistenten ska ha på sina pass i schemat. Detta kan även justeras inne i schemavyn.

Anst.nr: Fyll i det anställningsnummer assistenten ska ha.

Tj.grad: I det här fältet skriver du in den tjänstgöringsgrad assistenten ska ha hos just denna brukare.


Anteckningar

På varje anställds profilsida finns det möjlighet för administratörer att se och skapa / redigera anteckningar. Namn på administratör och när anteckningen är gjord är synligt.



Begränsningsperioder

På denna sida har ni möjlighet att registrera begränsningsperioder för användaren. För att tidrapporter ska kunna skickas digitalt via Aiai till FK krävs att en begränsningsperiod finns registrerad på användarens profil. 


Det finns tre typer av begränsningsperioder i systemet: Historisk, Aktuell och Framtida. 


Historiska begränsningsperioder syns längst ner på sidan under rubriken Historiska begränsningsperioder. För att se tidigare begränsningsperioder klickar du på "Visa/dölj" så visas dem. 


I listan kommer den tidigaste begränsningsperioden stå högst upp. Sen senaste historiska längst ner. 


Om det finns en historisk begränsningsperiod kommer dessa i tur och ordning att låsa startdatumet för nästa begränsningsperiod. Finns det då till exempel en historisk begränsningsperiod inlagd och du vill välja ett startdatum på en ny begränsningsperiod som du skapar kommer det inte att gå, eftersom kommande begränsningsperioder automatiskt får startdatumet dagen efter att den senaste slutar. 


Historiska begränsningsperioder låser startdatumen för aktuella och framtida begränsningsperioder.

Aktuella begränsningsperioder låser startdatumet för en framtida begränsningsperiod. Den låser även möjligheten att ta bort historiska begränsningsperioder. För att då kunna ta bort en historiskt begränsningsperiod måste den aktuella tas bort först.


Framtida begränsningsperioder låser möjligheten att lägga in en aktuell begränsningsperiod samt att ta bort historiska. Det går alltså enbart att lägga in framtida begränsningsperioder när en framtida begränsningsperiod har lagts in. 

För att kunna ta bort en aktuell begränsningsperiod måste alla framtida begränsningsperioder tas bort.


Skapa en aktuell begränsningsperiod:


Skapa en framtida begränsningsperiod:



Redigera och radera en framtida begränsningsperiod: 



Skapa en historisk begränsningsperiod: 


Tänk på att du inte kan skapa en historisk begränsningsperiod om det redan ligger en aktuell begränsningsperiod. 


Dokument

Detta är en funktion som innebär att du kan lägga in dokument på en användares profilsida. Assistenten kan själv inte se dessa.



Lägg till dokument: När du klickar på denna knapp får du möjlighet att lägga till ett dokument. Du kommer då få upp ett fönster i din webbläsare med möjligheten att välja ett dokument du vill lägga in. Gör ditt val och klicka på Öppna.


Skapa ny mapp: Genom att klicka på denna knapp kan du skapa en ny mapp att lägga dokumentet i. 

Denna skapas då enbart för den användare du lägger till dokumentet på.


Avtal

Om ett avtal är kopplat till en användare i systemet kommer det avtalet dyka upp här när det är helt signerat av samtliga parter. 


Användaren kan även själv se sina kopplade avtal under sina personliga inställningar (som nås genom att klicka på sitt namn uppe i högra hörnet > Mina Inställningar).


Avtal är en tilläggstjänst. Mer information om Aiai Avtal kan fås genom att kontakta vår kundsupport..



Personlig information

Detta är ett fritextfält som kan fyllas i med information av rollen Administratör. Tänk på att begränsa personlig information i fritextfält. Assistent/medarbetare ser inte detta. 

För att registrera eller justera texten under "Personlig information" klickar du på "Ändra" uppe till höger i rutan. En redigeringsruta kommer då öppna sig där du har möjlighet att hantera informationen. 

Kompetens/utbildning

Under Personuppgifter och till höger om snabbgenvägarna inne på profilsidorna för assistenterna finns möjlighet att registrera kompetenser och genomförda utbildningar. 


Om en kompetens tas bort kommer den fortfarande finnas kvar som personlig kompetens på profilsidor.


Varje kompetens har ett namn, en kategori och eventuellt ett datumfält.


Datumfältet används i det fall en utbildning eller kompetens ska förnyas/uppdateras inom ett visst intervall.


Skapa en ny kompetens/utbildning/kategori

Under Inställningar > Företag > Kompetens/utbildning går det att lägga till kompetenser som fattas som valbara. 


I samband med att du skapar en ny har du möjlighet att skriva in ett eget namn i fältet för kategori. När denna då sparas kommer även kategorin att sparas. Det finns även möjlighet att checka i "Kräver datum", vilket innebär att ett datum måste registreras i samband med att en kompetens/utbildning registreras på en användare.


Du kan även skriva in namnet på den nya kategorin i en befintlig kompetens/utbildning. Då gör du egentligen likadant som ovan, du skriver in ett eget kategorinamn och sparar den nya kategorin genom att klicka på den orangea knappen "Ändra" till höger.


Delegering av arbetsuppgifter (hälso- och sjukvård)

Här har ni möjlighet att delegera arbetsuppgifter till vissa assistenter. 




För att kunna använda sig av funktionen behöver den först aktiveras på Användare > Brukare >  Behörigheter/inställningar > Delegering av arbetsuppgifter.  


Denna funktion är användbar då en brukare behöver vård som kräver delegering från sjukvårdspersonal. Ett datum för utfärdande anges. Det går att markera i det fall assistenten årligen behöver förnya sin delegering. Vid krav om årlig förnyelse av delegering skapar Aiai automatiskt ett framtida datum (1 år framöver). Texten visas som röd text i det fall delegeringen behöver förnyas.


Med tilläggstjänsten Aiai Ärendehantering kommer påminnelse automatiskt kunna ske till önskad mottagare.


Registerkontroll

Enligt LSS krävs ett registerutdrag ur Rikspolisstyrelsens belastningsregister för att en person ska få utföra assistans åt ett barn med funktionsnedsättning.


Aiai erbjuder möjlighet att registrera att registerutdrag inkommit och datum för utfärdandet. Aiai skapar automatiskt ett framtida datum (1 år framöver). Texten visas som röd text i det fall registerutdrag behöver förnyas. 


Med tilläggstjänsten Aiai Ärendehantering kommer påminnelse automatiskt kunna ske till önskad mottagare.


Du kan även se på brukarens profilsida om någon assistent hos brukaren saknar registerutdrag.


Anhöriga/kontaktpersoner

Under Anhöriga/Kontaktpersoner kan kontaktuppgifter till personer (t ex anhöriga) som hör till en viss anställd noteras. Förutom namn kan även telefonnummer, e-post och roll anges.



Under fliken Inställningar > Företag kan du aktivera att assistenterna och medarbetsledare själva kan

lägga in kontaktuppgifter till anhöriga på sina personliga inställningar.


Klicka på "Ändra" för att lägga till fler kontaktpersoner eller redigera befintlig.


Behörigheter/inställningar

Denna inställning styr vilka inställningar som gäller för assistentens konto. 



Här styr man även vilka behörigheter personen ska ha. 


Vid eventuella justeringar slår detta igenom direkt när en ruta checkas i eller ur.


Meddelandeinställningar

Dessa inställningar styr på vilket sätt personen tar emot meddelanden från systemet. 


Under meddelandeinställningar anges även på vilket sätt aktuell assistent ska erhålla påminnelse för godkännande av sin tidrapport. Det finns tre sätt att göra en assistent medveten om att något ska göras med tidrapporten; skicka SMS, skicka  Email och/eller visa ett meddelande på assistentens Framsida. Det sistnämnda syns på assistentens sida när denne loggar in.



Passinfo

Om ett meddelande skickas från ett pass i schemat går ett meddelande ut till assistenten om detta förutsatt att något av alternativen (SMS,Email,Framsida) är satt på JA. 


Uppmaning att godkänna tidrapport

Detta meddelande skickas ut automatiskt den 1:a dagen i varje månad om assistenten har tider att godkänna. Detta datum är fast och går inte att ändra utan är samma för alla användare i Aiai. 

Detta meddelande går även ut när du skickar påminnelse till assistenten samt om företaget har valt att aktivera företagsinställningen "Extra tidrapportspåminnelse innan månadsslut". 


Uppmaning att korrigera felaktig tidrapport

I samband med att ett godkännande tas bort från en tidrapport går ett meddelande iväg till assistenten om att tidrapporten behöver godkännas på nytt. 

Önskar du att detta meddelande inte ska gå ut väljer du NEJ på assistentens profilsida innan godkännandet tas bort.


FK3066 - uppgifter om en personlig assistent

I systemet genereras automatiskt en blankett FK3066 med den information som är satt på diverse fält på användarens profil. För att denna blankett ska genereras krävs att assistent är kopplad till brukare. 


Du kan hämta blanketten FK3066 för varje brukare som aktuell assistent är ansluten till genom att klicka på knappen Hämta pdf. 



FK3066 Digitalt

Du har möjlighet att skicka in FK3066 digitalt via systemet till Försäkringskassan. 


I tabellen kan du se namnet på den brukare blanketten gäller, status samt datum då Försäkringskassan tagit emot blanketten. Om blanketten skickats till FK kan du även se en kvittens. Kvittensen fungerar som ett "kvitto" gentemot FK.



För att kunna skicka blanketten digitalt behöver följande uppgifter på assistentens profil vara ifyllda:

- Namn

- Personnummer 12 siffror

- Anställningsdatum

- Status närstående eller hushållsgemenskap

- Status bosatt utanför EES


För att kunna skicka blanketten digitalt behöver följande företagsinformation och administratörsinformation vara korrekt registrerad:
- Kontaktperson. Där är följande tecken är tillåtna:
   [ A-Z a-z å ä à â á ã æ è ê é ë ì î í ï ð ò ô ø ó õ ö ú ü ù û þ ç ñ ý ÿ Å Ä À  Á Ã Æ È Ê É Ë Ì Î Ð 

   Ò Ô Ö Ó Õ Ø Þ Ç Í Ï Ñ Ù Û Ú Ü Ý Ÿ ` ´ ' - ]

- BankID-certifikat (som vi på Allevis kundsupport ordnar åt er)

- Personnummer 12 siffror angivet på det administratörskonto som ska skicka FK3066 digitalt till FK


Egen arbetsgivare som signerar blankett FK3066 själv

För att du som egen arbetsgivare ska kunna skicka in FK3066 digitalt krävs att du som assistansberättigad har rollen Administratör (ev behov av inställning Begränsad Administratör) och själv signerar den med ditt BankID. 

Om en person som har assistans även är egen arbetsgivare tillåter inte Försäkringskassans digitala tjänst att administratörer signerar FK3066.




FK3066 går INTE att skicka in digitalt via ombud (t ex god man eller förälder)

Om en person som har assistans även är egen arbetsgivare tillåter inte Försäkringskassans digitala tjänst att administratörer signerar FK3066.

Försöker en administratör skicka in blanketten i detta läge, kommer det i förhandsgranskningen visas ett felmeddelande om att personuppgifter för signeringspart och arbetsgivare inte stämmer överens.

Detta innebär att det i dagsläget inte går att skicka in FK3066 digitalt via Aiai eller någon annan digital tjänst. Så tillhör du denna grupp är det antingen Försäkringskassans E-tjänst eller manuell signering och inskick via posten som gäller. 

Aiai har varit i kontakt med Försäkringskassan gällande detta och de låter meddela att de framåt eventuellt kan analysera om de kan hitta en lösning för att tillgodose behovet. 


Förklaring status

Inte skickad

FK3066 för aktuell assistent har inte skickats till Försäkringskassan.


Skickad

FK3066 är mottagen och registrerad hos Försäkringskassan.


Misslyckades

Inskickad FK3066 har inte registrerats hos Försäkringskassan. Var god försök vid senare tillfälle. Om problemet kvarstår kontakta support.


Inaktuell

Uppgifterna för assistentens FK3066 blankett har uppdaterats/förändrats sedan den skickats in. Det går att skicka en uppdaterad blankett med knappen skicka.


Skickar

Under tiden FK3066 skickas till Försäkringskassan kan inte ny/uppdaterad blankett skickas in.


Du behöver uppdatera sidan för att se en uppdaterad status.


För att skicka blanketten till Försäkringskassan, klicka på SKICKA. Status ändras till "Skickad" och kvittenskoden från Försäkringskassan visas.




Alla alternativ är inte synliga, vad gör jag?
Om en blankett har blivit inskickad, kan du behöva scrolla till höger i tabellen för att se alternativet SKICKA. Detta kan även uppstå om du har zoomat in på sidan. Om du inte ser alla alternativ som finns på bilden nedan, lägg markören i tabellen och scrolla i sidledes enligt videon nedan.




Anställning

Här har ni möjlighet att registrera ett eventuellt kollektivavtal på assistenten. Assistenter får företagets inställning som standard, men denna kan då frångås. Om ni vill ändra till ett kollektivavtal som ni inte hittar i rullistan, kontakta vår support för att aktivera fler kollektivavtal.


Ni kan även checka i eller ur att en person är schemalagd. Detta påverkar lönekörningen om ni har en löneintegration med oss.


Även heltidsarbetsmått kan justeras här, men följer kollektivavtalets inställning som standard.



Inloggningsuppgifter



Klicka på "Ändra" för att kunna redigera.



På denna inställningsruta har ni möjlighet att justera användarnamn samt skapa ett tillfälligt lösenord för användaren. Skriv in det nya tillfälliga lösenordet. Repetera sedan lösenordet under fältet "repetera tillfälligt lösenord". När detta är gjort klickar du på Spara. Kontakta sedan användaren och lämna ut det nya tillfälliga lösenordet. När användaren sedan loggar in med det tillfälliga lösenordet kommer personen behöva sätta ett nytt, eget lösenord.


Ni kan även skicka ut en e-postinbjudan till assistenten härifrån, samt ta bort kontot.

När du skickat en e-postinbjudan kommer du även kunna se ett datumfält under knappen som berättar för dig när senaste inbjudan skickades till användaren. Användaren får ett e-post med sitt användarnamn och instruktioner för att skapa ett lösenord till sitt nya konto.


Om ett konto tas bort härifrån hamnar det i användarbanken. Enbart Huvudadministratörer kan då återställa eller radera kontot hos er.


Mer om att ta bort en användare kan du läsa här.


Roller

Vilken roll du har i Aiai påverkar vad du har tillgång till för funktioner. En anställd kan vara antingen administratör eller medarbetsledare och samtidigt eventuellt vara assistent.



Lägga till roll på assistent

För att göra en assistent till medarbetsledare eller administratör klickar du helt enkelt på rutorna bredvid respektive roll. För att göra en användare till enbart assistent klickar du på den röda knappen Gör enbart till assistent.


När du är nöjd med ändringarna klickar du på Spara.


OBS! Tänk på att när du gjort någon till rollen administratör eller medarbetsledare behöver du även ge 

den personen åtkomst till den/de brukare han/hon ska vara administratör eller medarbetsledare för.